Novi zaposleni morajo ob začetku zaposlitve izpolniti številne obrazce, ki jih je določila vlada. Nekateri obrazci potrjujejo vašo identiteto, drugi pa določajo, koliko davka se bo vzelo iz vašega plačila. Prav tako boste morali predložiti dokazilo o vaši identiteti in dokazilo, da imate pravico do zakonitega dela v Združenih državah.
Vaš W-2
Obrazec W-2 se izda letno, običajno v januarju. To je evidenca o zaslužku zaposlenega, delodajalčevega pokojninskega prispevka in zveznih, državnih in lokalnih davkov. Prav tako razkriva, koliko ste plačali v sisteme socialne varnosti in sistema Medicare. W-2 zagotavlja službeni naslov in davčno identifikacijsko številko vašega delodajalca in prejmete več kopij, ki jih morate dati vsakemu davčnemu organu. Za pridobitev W-2 ni potrebna identifikacija. Po pošti je poslan na vaš naslov ali z vašim plačilnim vozilom. W-2 je vir podatkov o dohodkih, ki jih davkoplačevalci uporabljajo za prijavo davka na dohodek.
Vaš W-4
Obrazec W-4 se izpolni prvi dan na delovnem mestu in tudi ne zahteva identifikacijske dokumentacije. Pomaga vaš delodajalec določi, koliko v zvezni davek zadrži iz vaše plače. Izjavili se boste, da ste "samski" ali "poročen" ali "poročen, vendar zadržati višjo enotno stopnjo." Na tem obrazcu boste zahtevali tudi svoje vzdrževance; več vzdrževanih oseb je enak davku, ki je bil odtegnjen od vašega plačila. Vendar pa bodite previdni, ker ste upravičeni do preveč izjem, saj bi to lahko povzročilo zadržanje premajhnega davka, zaradi česar bi lahko bili v davčnem času kaznovani.
Vaš I-9
I-9 je oblika, ki jo delodajalci uporabljajo za ugotavljanje, ali lahko zaposleni zakonito dela v Združenih državah. I-9 se uporablja v povezavi z W-4, ko nov zaposleni začne delo; obrazci se izpolnijo hkrati. Zaposleni morajo predložiti vsaj dva uradna dokumenta, ki dokazujeta pravni status. Ti dokumenti vključujejo ameriški potni list, kartico s stalnim prebivališčem, dokument o avtorizaciji zaposlitve, državno vozniško dovoljenje, identifikacijsko kartico ZDA, identifikacijo šole s fotografijo, kartico za registracijo volivcev, vojaško kartico, kartico socialnega zavarovanja in rojstni list. Tudi drugi dokumenti so lahko upravičeni; vaš delodajalec bo lahko potrdil upravičenost.
Zakaj so potrebni
Ti dokumenti, ki jih je težko reproducirati in so bistveni za dokazovanje zakonitih pravic, se uporabljajo za zagotovitev, da delodajalci in zaposleni plačujejo svoj zakonit delež davkov. Dokumenti delodajalcem zagotavljajo, da novi zaposleni niso v državi nezakonito. Zaslužki zaposlenih, prikazani na W-2, odražajo informacije, posredovane na obrazcih I-9 in W-4. Ti zaslužki se poročajo tudi zvezni vladi, in če zaposleni ne vloži davčne napovedi, ne bo dolgo, ko stric Sam pride na trganje zaradi zapadlosti.
