Nobena nastavljena oblika faksa ne ustreza vsaki situaciji. Vendar pa bo po nekaterih splošnih smernicah prejemnik faksa hitro poiskal informacije o faksu. Te smernice bodo tudi zagotovile, da prejemnik ne bo imel težav pri pošiljanju faksa in da se boste izognili težavam, ko ga boste poslali.
Vaš faks naj bo pod 10 do 12 strani. Veliko faksov v majhnih pisarnah naenkrat ne more obdelati preveč strani. Veliki faksi povezujejo tudi telefonske linije, ki si jih delite s faksom. Če želite poslati več kot 10 do 12 strani, vaš faks razdelite v več paketov. Sporočite prejemniku, naj pričakuje več kot en faks.
Prilagodite robove strani ali velikost pisave, da boste lažje dosegli manj strani. Vendar ne pozabite, da manjše velikosti pisav morda niso preveč enostavne za branje in majhne marže lahko izgledajo neprofesionalno, kot na življenjepisu. Uporabite vsaj 11-točkovno pisavo.
Kadar je mogoče, pišite fakse v obliki poslovnega pisma. Robovi morajo biti na eni palci na levi in desni strani in po eni in pol na vrhu in dnu, če je mogoče. Eno presledek vaše črke, dvojni razmik med odstavki. Vključite dateline na vrhu in naslovne bloke za pošiljatelja in prejemnika pred pozdravom. Naslovni naslov pošiljatelja je prvi.
S telefaksom vključite naslovno stran. Na naslovni strani ni treba slediti določeni obliki postavitve, vendar mora vsebovati kontaktne podatke pošiljatelja in prejemnika, koliko strani vsebuje faks in vrstico z zadevo, v kateri je navedeno, kaj je faks. Dodajte tudi nekaj vrstic za vse osebne komentarje glede faksa. Kontaktni podatki lahko vključujejo imena posameznikov in podjetij, imena oddelkov, naslove, e-poštne naslove in telefonske številke. Spremno pismo mora biti lahko berljivo, tako da lahko prejemnik hitro najde informacije o njem.
Ne pošiljajte faksov z grafiko, če je mogoče. Vzamejo preveč časa za pošiljanje in prejemanje in zapravljajo veliko črnila. Prav tako se običajno ne pojavljajo preveč dobro na faksih zaradi slabe kakovosti tiskanja.
