Podjetja uporabljajo preglednice za različne namene. Programi lahko izračunajo, razvrstijo in analizirajo podatke, tako da lahko vodstvo bolje razume, kako poslovanje deluje. Preglednice so nastavljene v obliki mreže. Vsak kos podatkov se postavi v lastno celico, tako da se lahko pravilno uporablja. Podatki so lahko številke ali besede. Besede so razvrščene po abecedi in številke. Številke se izračunajo z zbiranjem, odštevanjem, množenjem in delitvijo. Formule lahko izdelamo tudi za bolj zapletene izračune.
Podjetja uporabljajo preglednice za spremljanje zaposlenih, proizvodnje in financ. Podatki o zaposlenih lahko beležijo in spremljajo nadure in odsotnosti. Proizvodne količine se lahko zberejo skupaj z urami, potrebnimi za dokončanje izdelkov. Podatki o zaposlenih in proizvodih se lahko kombinirajo za analizo produktivnosti zaposlenih glede na količino izdelka. Poslovodstvo lahko razčleni podatke, da prikaže, koliko izdelka je v povprečju narejeno v eni uri, koliko dolarjev je potrebno za izdelavo izdelka in koliko zaposlenih je bilo uporabljenih.
Preglednice lahko tudi pomagajo spremljati dejanske prihodke in stroške glede na predvidene zneske. Finančni analitiki lahko vnesejo podatke o proračunu, kar uprava pričakuje, da bo porabila in zaslužila v enem letu v stolpcu preglednice. Ločen stolpec lahko navaja dejansko porabo, tako da jo lahko primerjamo. Celotni stolpci prikazujejo, kaj je bilo narejeno leto do danes, ko so bili meseci. Zneski se nato lahko analizirajo, da se odloči, ali je treba narediti stvari za odpravo velikih razlik med proračunom in dejanskimi zneski. Uporabnik preglednice lahko ustvarja grafe iz podatkov, da prikaže bolj vizualni primer stroškov ali drugih delov preglednice.
Preglednice se lahko uporabijo za prikaz finančnih informacij v obliki izkaza poslovnega izida, izkazov denarnih tokov in bilanc stanja. Te so običajno nastavljene za pridobivanje informacij iz podatkovne baze finančnih informacij ali drugih preglednic, ki so z njo povezane. Te izkaze prikazujejo čisti dobiček, sredstva v primerjavi z obveznostmi in kako se denar premika znotraj podjetja.
V bistvu lahko preglednice uporabite za karkoli, kar je povezano z izračuni, in so zelo uporabne, kadar je treba naenkrat opraviti več izračunov. Primer tega je oblikovanje cen izdelkov. Podatkovna zbirka izdelkov lahko prikaže razčlenitev vseh komponent in njihovih cen. Če se strošek ene komponente poveča, se lahko spremeni v preglednici, izračuni in povezave pa ga spremenijo v vseh izdelkih. To bo nato odražalo nove stroške vsakega izdelka, tako da bo lahko uprava prilagodila cene svojim strankam.
