Računovodstvo je podrobna poslovna funkcija, kjer podjetja evidentirajo, poročajo in analizirajo finančne transakcije. Te informacije običajno zagotavljajo podporo za odločitve o upravljanju in naložbene odločitve za zunanje poslovne partnerje. Računovodske informacije navadno zahtevajo dokumentacijo za pripravljena računovodska poročila in izkaze. Ta dokumentacija podpira računovodske informacije in posamezniku zagotavlja več dokumentov ali številk za oceno poročila.
Priročniki
Računovodski priročniki dokumentirajo posebne politike in postopke, ki jih družba upošteva pri obravnavanju finančnih informacij. V Združenih državah so splošno priznana računovodska načela (GAAP) najbolj verodostojni računovodski standardi. GAAP temelji na načelih, kar pomeni, da imajo podjetja določeno stopnjo svobode pri uporabi načel v finančnih informacijah svojega podjetja. Vendar lastniki podjetij in upravljavci običajno izdelajo priročnik, ki zagotavlja podporno dokumentacijo o posebnih metodah, ki jih uporabljajo pri uporabi GAAP. Družbe v javni lasti morajo te informacije razkriti tudi v svojih finančnih poročilih, ki se objavijo javnosti.
Informacije o transakcijah
Podjetja pogosto zahtevajo določeno količino informacij ali dokumentacije za različne finančne transakcije. Na primer, plačniki, ki se plačujejo, običajno vključujejo naročilnico, prejemno vozovnico in račun prodajalca, ko zahtevajo podpis lastnika za ček. Ta dokumentacija pomaga lastnikom razumeti namen preverjanja in preveriti njegovo točnost in veljavnost. Druge transakcije zahtevajo podobno dokumentacijo za računovodske transakcije. Za računovodske transakcije so lahko potrebni datum, znesek, namen transakcije, podpis pripravljavca, podpis pooblaščenca in druge informacije.
Revizijska sled
Revizijska sled je pogosto najpogostejši dokumentacijski postopek v računovodstvu. Informacije o revizijski sledi pomagajo posameznikom videti, kako računovodska služba zaključi finančne in računovodske transakcije. Računalniški računovodski sistemi so okrepili postopek revizijske sledi, ker večina sistemov beleži časovni / datumski žig, ki podrobno opisuje beleženje transakcij. Drugi postopki revizijske sledi vključujejo zagotavljanje začetnega dokumenta o transakciji, ročno napisanih zapisov, ki se nanašajo na matematične preglede ali druge izračune, kopije dnevnika in žig, ki označuje prejem transakcije s strani podjetja ali vnos v računovodski knjigi.
