Če najdete čas, ko iščete določen dokument ali datoteko, je morda čas, da prenovite organizacijski sistem vaše pisarne. Če imate veliko datotek in map, lahko traja nekaj časa, da jih preberete in organizirate vse. Vendar pa bo na koncu vredno, saj boste natančno vedeli, kje najti vse. Če se počutite preobremenjeni z reševanjem celotne pisarne naenkrat, poskusite skozi samo eno območje na dan, dokler ne končate.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Mapa Prejeto / V pošiljanju
-
Datoteke
-
Mape
-
Nalepke
-
Omara za arhiviranje / škatla za arhiviranje
Postavite mapo »Prejeto« in »Odpošlji« v enem kotu mize. Hranite vse odhodne račune, obvestila in druge predmete, ki jih lahko pošljete ali distribuirate v mapi za pošiljanje. Te pošiljke pošljite vsak dan. Postavite vhodne datoteke, dokumente in pošto v mapo »Prejeto«. Prav tako vsakodnevno ravnajte po teh predmetih ali jih vložite; zato ne bodo postali nered.
Ustvarite kategorije za datoteke in mape. Te se bodo razlikovale, odvisno od vrste vašega podjetja. Nekatere kategorije imajo lahko očitne oznake, kot so stranke, davčne informacije, prodajalci in prihodnji projekti. Osredotočite se na razvrščanje vseh vaših dokumentov v te velike kategorije.
Če je primerno, razdelite velike kategorije na manjše podkategorije. Na primer, če ima vaše podjetje odjemalce, ustvarite eno mapo za vsakega odjemalca. Če so dokumenti stranke preveč številni, da bi se uvrstili v eno mapo, razdelite to kategorijo še bolj. Ločite datoteko odjemalca v različne mape za različne vrste dokumentov.
Označite vse datoteke. CNN Money priporoča označevanje datotek glede na to, kako jih boste verjetno iskali. Na primer, namesto označevanja nejasne datoteke »Form 27G-28A«, jo označite z »Računi« ali podobno kategorijo. To omogoča hitro iskanje dokumentov.
Vse dokumente postavite v omarico za arhiviranje, škatlo za arhiviranje ali podobno. Če imate veliko datotek, obdržite tiste, ki jih najpogosteje uporabljate, zraven mize. Če vam zmanjka pisarniških prostorov, shranite dokumente, ki jih lahko uporabljate le enkrat letno v ločenem predalu za shrambo ali v celoti v drugi sobi.
Hranite ločeno kup dokumentov, ki so določeni za smeti, ko razvrščate datoteke. Pravočasno uničenje starih in nepomembnih dokumentov je ključnega pomena za vzdrževanje organiziranega urada. Če niste prepričani, ali lahko odstranite dokument, določite eno mapo za morebitne smeti in dokument shranite tam, dokler ga ne odstranite.
