Računovodje vsak dan obdelujejo različne podatke, od finančnih podatkov do zalog, do delovnih ur. Za uporabo podatkov potrebuje računovodsko osebje lokacijo za skladiščenje podatkov. Mesto, kjer podjetje shrani svoje računovodske podatke, se imenuje računovodski informacijski sistem. Večina podjetij vključuje računalniško tehnologijo za shranjevanje teh zapisov in omogoča uporabnikom dostop do teh zapisov.
Računovodski podatki
Računovodski podatki so finančni in nefinančni podatki. Finančni podatki vsebujejo podrobnosti o informacijah, ki se poročajo o računovodskih poročilih, računovodskih izkazih in vladnih zahtevah. Poleg poročil računovodje hranijo tudi varnostno dokumentacijo, ki jo lahko uporabite za preverjanje sporočenih številk. Nefinančne podatke sestavljajo prodajne količine, obseg proizvodnje, delovni čas in opisi sredstev. Nefinančni podatki podpirajo sporočene finančne številke. Prodajne količine vsebujejo podrobnosti o skupni prodaji. Obseg proizvodnje zagotavlja podrobnosti o količinah zalog. Podatki o delovni uri zagotavljajo podrobnosti o plačilni listi. Opisi sredstev zagotavljajo podrobnosti o prijavljenih nepremičninah in opremi.
Informacijski sistem
Informacijski sistem skladišču zagotavlja zbiranje vseh podatkov, ki jih potrebuje podjetje. Informacijski sistemi potrebujejo močno organizacijo, da bi uporabnikom omogočili dostop do potrebnih informacij, ne da bi jim omogočili dostop do zaupnih informacij, ki presegajo njihove potrebe. Mnoga podjetja kupujejo programe za upravljanje potreb svojih informacijskih sistemov. Druga podjetja zaposlujejo računalniške programerje za izgradnjo informacijskega sistema, ki ustreza njihovim specifičnim potrebam.
Računovodski informacijski sistem
Računovodski informacijski sistem je informacijski sistem, zgrajen za zadovoljevanje posebnih potreb računovodstva. Računovodska služba upravlja različne zaupne informacije. Stroški dela na leto in letne plače, skupaj z informacijami o zasebnem osebju, zahtevajo omejen dostop znotraj oddelka. Prodajne cene za stranke morajo ostati zaupne, zlasti kadar različne stranke plačajo različne cene za podobne izdelke. Poznavanje proizvodnih stroškov mora ostati notranje, da konkurenti ne bodo poskušali podceniti podjetja. Pri vsakem od teh primerov potrebujejo dostop do informacij samo izbrani zaposleni. Računovodski informacijski sistem mora zagotoviti mehanizem za izbrane zaposlene, da pridobijo določene informacije, s katerimi morajo delati, ne pa tudi informacije izven njihovega obsega odgovornosti.
Uporabe
Računovodski informacijski sistemi, poleg ohranjanja zaupnosti, uporabnikom zagotavljajo poročila, pripravljena za njihove posebne potrebe. Računovodski informacijski sistemi uporabnikom omogočajo tudi prenos informacij v preglednice. V preglednici lahko uporabnik izbere določene informacije, da zadovolji njihove lastne potrebe.
