Ko podjetje plačuje zaposlene za ure, opravljene po potrebi, potem ima podjetje delavca na dan. Namesto plačevanja določene urne postavke ali fiksne tedenske plače, podjetje kompenzira delavca za vsak dan ali izmeno, ki je delal. Z davčnega stališča IRS obravnava dnevnice kot redne plače.
Odbitki za plačane plače
IRS meni, da so plače, izplačane zaposlenim za dnevnice, odbitne poslovne odhodke, prav tako kot redne urne plače ali plače. Vendar IRS vztraja, da morajo biti vse plače razumne in jih je treba plačati za storitve, ki jih opravlja zaposleni. Plačilo dnevnice posamezniku samo zaradi njihove razpoložljivosti in ne dela, bi bil neupravičeni strošek za podjetje.
Povezani poslovni stroški
Poleg plač, izplačanih zaposlenim za dnevnice, lahko podjetje odbije tudi bonitete, kot so stroški za zdravstveno zavarovanje, ki ga zagotavlja zaposlenemu, pa tudi plačilo za letni dopust, nagrade in bonuse. Stroški uniform, vozil, opreme in pisarniških potrebščin, ki jih zagotavlja podjetje, bi bili tudi upravičeni odbitki. Po drugi strani pa, če zaposleni v gospodinjstvu zagotavlja lastno poslovno obleko ali opremo in se ne povrne, lahko ta odhodek odšteje od svoje napovedi dohodnine.
Zaposleni in izvajalci
Podjetje mora skrbno pretehtati, ali so delavci za dnevnice neodvisni izvajalci ali zaposleni. IRS določa več pravil in smernic, ki urejajo to izbiro, ki prinaša pomembne davčne posledice. Medtem ko so plače, provizije ali provizije, plačane izvajalcem, še vedno odbitne, delodajalcu ni treba zavrniti davka na izplačane plače ali davke na dohodek in jih ne zavezujejo običajna pravila za minimalno plačo ali nadurno delo. Denar, ki se izplača neodvisnemu izvajalcu, se poroča na 1099-MISC, ne na W-2, in izvajalec je odgovoren za predložitev podatkov o plačilu IRS-u ob svoji osebni vrnitvi.
Per Diem in Per Diem
Pri uporabi izraza "dnevnice" za povračilo stroškov za obrok in stroške nastanitve med potovanjem lahko pride do zmede. IRS ima standardne stopnje povračila dnevnic, izračunane za vsako regijo v državi; ti nimajo nič skupnega s plačami, izplačanimi zaposlenim za dnevnice. Uradni jezik, ki se uporablja v predpisih IRS, se nanaša na povračilo dnevnic, ne pa na „zaposlene za dnevnice“, kar je neformalna uporaba izraza.
