Če podjetje porabi denar za plačilo stroškov, bodisi z gotovino, s čekom, z elektronskim prenosom ali s katero koli drugo metodo, je to v svetu računovodstva znano kot izplačilo gotovine. Poročilo o izplačilu denarja je evidenca vsake transakcije, ki je vključevala denar, ki ga je podjetje iz kakršnega koli razloga izplačalo. Poročilo običajno ustvari računovodski program podjetja, kot je QuickBooks.
Nasveti
-
Poročilo o izplačilu denarnih sredstev je evidenca vseh posameznih transakcij, ki vključujejo denar, ki ga podjetje izplača.
Kaj je izplačilo gotovine?
Denarna izplačila predstavljajo posamezne transakcijske stroške, ki predstavljajo skupne stroške, ki so prikazani v izkazu poslovnega izida družbe. To vključuje plačila za plače, inventar, zunanje pravne storitve, najemnino stavbe in vse druge stroške, ki jih ima podjetje. Ko podjetje plača račune, zabeleži plačila v dnevnik denarnih izdatkov v sistemu računovodske programske opreme.
Izkaz poslovnega izida družbe prikazuje izdatke na visoki ravni, odhodki pa so prikazani v različnih časovnih obdobjih, odvisno od tega, ali družba uporablja računovodstvo na podlagi nastanka poslovnega dogodka.
Dnevnik izplačil gotovine
Pri računovodstvu se izraz »časopis« uporablja za opis seznama evidentiranih transakcij, ki so bile ločene po vrsti. Podjetje običajno v svojem računovodskem sistemu uporablja več revij, kot je revija za prodajo, denarni prejemki, denarna izplačila in splošni dnevnik. V mnogih paketih računovodske programske opreme uporabniki ne vidijo posameznih revij.
Te transakcije so objavljene v splošnem dnevniku družbe, ker, ko uporabnik generira čeke ali vpiše račune v sistem, se vpisi avtomatsko vnesejo v vsako posamezno revijo in nato prenesejo v splošni dnevnik. To je odpravilo potrebo po ročnem evidentiranju transakcij v posamezni reviji, kot je denarni dnevnik izplačil. Ko so bile računovodske transakcije evidentirane ročno, bi se vpisi najprej ročno evidentirali v dnevnik denarnih izplačil in nato prenesli v splošni dnevnik.
Zaščita gotovine podjetja
Ena od najpomembnejših uporab za poročilo o izplačilu denarja je pomoč pri ohranjanju tesnih notranjih kontrol nad denarjem, ki zapusti podjetje, tako da se ne konča v napačnih rokah. To je del širšega procesa notranjih kontrol gotovine, ki vključuje številne korake, kot je ločevanje dolžnosti, kar pomeni, da se od začetka do konca ne obravnava nobenih finančnih transakcij samo enega zaposlenega.
Poročilo o izplačilu denarja lahko lastnikom podjetij zagotovi potrebne informacije o izdatkih, ki jim pomagajo upravljati v daljšem časovnem obdobju. Na primer, kaže, koliko je bilo porabljenega za inventar za mesec, znesek, porabljen za plače za osebje, najemnino in zakup ter stroške za zunanje storitve. Dnevnik izplačil denarnih sredstev se lahko uporabi kot vir za načrtovanje prihodnjih odločitev o upravljanju denarja. Poročilo vsebuje tudi podrobnosti, ki so potrebne za preprečitev, da bi kdorkoli v podjetju zlorabil ali napačno usmeril denar. Pregled časovnega poročila lahko na primer pomaga slediti plačilnim vzorcem, da bi odkrili nenavadno dejavnost ali odkrili in preverili velike izplačila, da se prepričate, ali so zakoniti.
Kadar podjetje izplača denar, mora vedno uporabiti predhodno natisnjen, oštevilčen ček in uveljaviti politiko o tem, kdo v podjetju lahko odobri plačila s čekom. Tudi, ko podjetje plača račune, jih mora označiti kot plačane za preprečevanje brezvestnih ali napačnih dvojnih plačil. Pregled poročila o izplačilu denarnih sredstev je vsak mesec učinkovit način za spoznavanje tega in drugih vprašanj.
Pomembno je, da ima podjetje zelo omejeno število ljudi, morda največ tri ali štiri, ki imajo pooblastilo za podpisovanje preverjanj podjetij. Če se na poročilu o izplačilu denarja prikaže nenavadno izplačilo, postane preprosto izslediti kopijo čekov in se pogovoriti z osebo, ki je podpisala ček, da preveri transakcijo. Podpisniki preverjanja morajo imeti pomembno in ustrezno raven pooblastil v podjetju.
