Proračun za dobavo pisarn je razčlenitev stroškov, ki lahko služijo kot načrt porabe. Proračun v pisni obliki določa, kako bo družba porabila sredstva, namenjena za dobave, ki se uporabljajo v pisarniškem poslovanju. Načrt mora biti realističen, da ga je mogoče zlahka razumeti in spoštovati. Proračun za dobavo pisarn je potrebno orodje za merjenje skupnih stroškov podjetja. Priprava proračuna vam bo omogočila učinkovito upravljanje stroškov in ohranjanje razumnega obsega operativnih stroškov, ki ne bo presegel poslovnih prihodkov. Osnovni proračun za dobavo pisarn na splošno vključuje samo stroške, ki so nujno potrebni za učinkovito poslovanje podjetja. Proračun se lahko sčasoma poveča, če je to potrebno, medtem ko podjetje raste.
Oglejte si izdelke, ki so bistvenega pomena za vodenje podjetja. Ustvarite preglednico za seznam predmetov, kot so pisala, različne vrste papirja, označevalniki, svinčniki, črnilo za tiskalnik, spenjači in sponke, sponke za papir, mape datotek, pošiljke, ovojnice in trak. Ne pozabite vključiti elementov, ki so specifični za vaše podjetje. Če na primer nudite varnostno kopiranje podatkov ali se ukvarjate z medijem, boste potrebovali CD-je ali DVD-je in druge specializirane potrebščine in opremo.
Preglejte stroške postavk in dobite mesečno skupno količino za vsako postavko. Dokumentirajte izračune v preglednici. Dodajte vse posamezne številke za vsako postavko skupaj za skupni mesečni proračun. Potem pomnožite mesečni skupni znesek z 12 za letni znesek proračuna za pisarniško dobavo. Dodajte dodatnih 10 odstotkov za širitev.
Raziskave različnih ponudnikov pisarniške opreme, da bi našli najbolj stroškovno učinkovite cene. Ustvarite ločeno preglednico za primerjavo podatkov različnih ponudnikov za elemente, ki jih redno uporabljate za opravljanje dejavnosti. Neodvisni prodajalci pogosto dobavljajo ponudbe, ki jih boste morali upoštevati. Izračunajte prodajne ocene za približne mesečne povprečne stroške. Vključi te podatke plus 10 odstotkov v preglednico.
Primerjajte skupne ocene prodajalcev s trenutno in prvotno oceno. Ustvarite kopijo prvotne ocenjevalne razpredelnice iz 1. koraka, da jo uporabite pri razmišljanju o spremembah cen. Novo predlogo uporabite kot predlogo za trenutni proračun. Prilagodite cene za elemente, ki so na voljo za manj prodajalcev. Upoštevajte prodajalca, ceno in datum v preglednici za nadaljnje sledenje. Razmislite o vsaki točki na seznamu in odpravite tiste, ki niso nujno potrebne.
Ocenjujte in pregledujte proračun mesečno. Poskusite uporabiti proračunsko orodje, kot je tisto, ki ga ponuja Microsoft za upravljanje finančnih storitev za pisarniško opremo. Razvijte sistem za stalno spremljanje proračuna za dobavo pisarn. Redno prilagajate in pregledujte uporabo cen. Prilagodite proračun glede na nove ugotovitve in prilagodite proračun, kadar je to mogoče. Če pride do prevelike porabe, sprejmite ukrepe za iskanje zmanjšanj na druge načine, tako da izkoristite prednosti prodaje in drugih ponudb prodajalcev.
