Politike in postopki so zahteve za večino organizacij. Mnogi morajo pisati te vrste dokumentov, ker morajo upoštevati predpise, kot je Mednarodna organizacija za standardizacijo (ISO). ISO je družina standardov, ki se osredotoča na izboljšanje zagotavljanja kakovosti. Eden najpogostejših primerov politik in postopkov, ki jih organizacije zapisujejo, je Standardni operativni postopek (SOP).
Pravila
Politike določajo pravila, ki jih bo družba izvajala v celotni organizaciji ali službi. Na primer, podjetje ima pravilnik o geslih. Lahko navede, da morajo zaposleni spreminjati gesla vsakih 60 dni. Pravilnik lahko tudi navaja, da bo sistem 14 dni vnaprej obvestil zaposlene o poteku gesel. Politike morajo biti jasne, jedrnate in dosledne. Politike bodo imele tudi kratice v njih. Pisatelj jih mora prvič uporabiti in jih nato uporabiti v preostalih pravilih.
Postopki
Postopki izvajajo politike. Postopki zagotavljajo podrobne informacije, kot so navodila po korakih za izvajanje nalog. Primer postopka bi bil, kako ustvariti nove omrežne račune. Prvi korak lahko vključuje upravitelja, ki mora izpolniti obrazec za svoj novi najem. Obrazec lahko zahteva, da upravljavec zagotovi informacije, kot je ime in priimek novega najemnika, naziv delovnega mesta in oddelek, kjer bo delal nov najem. Upravitelj nato obrazec pošlje v oddelek IT. Skrbnik omrežja bo nato imel postopke, ki jih mora upoštevati. To lahko vključuje nastavitev e-poštnega računa in omrežnega računa ter ustvarjanje varnostne značke. Postopki morajo biti preprosti. Pomembno je vedeti, da se postopki v določenem obdobju spreminjajo. Zato jih mora podjetje pregledati vsaj enkrat letno. Določiti mora osebo, ki bo posodabljala postopke. Tako kot politike, morajo biti postopki dosledni, jedrnati in točni.
SOP
SOP pomeni Standardni operativni postopek. Ta vrsta dokumenta opisuje, kaj počnejo organizacija in njeni oddelki. Poleg tega pojasnjuje vloge in odgovornosti zaposlenih. Nato SOP običajno vključuje politike in postopke za vsak oddelek. Na primer, politika bo zajemala pravila za nakup strojne opreme. Nato boste dobili postopna navodila za nakup strojne opreme. Čeprav SOP sestoji predvsem iz besedila, mora dobro vključevati organizacijske sheme, diagrame, sheme in potek dela.
