Kartiranje informacij je jasna in učinkovita dokumentacijska metoda za podjetja, ki so že razvila svoje postopke, politike in spremljajoče dokumente. Podjetja, ki šele začenjajo formalizirati svoje postopke, lahko izkoristijo tudi metodo dokumentiranja kartiranja informacij. Kartiranje informacij poenostavlja dokumentacijo s preprečevanjem podvajanja navodil ali informacij med postopki. Prav tako zagotavlja obliko za organiziranje informacij znotraj dokumenta, tako da je lažje razumljiv. Pretvarjanje dokumentacije vašega podjetja v obliko informacijske karte je mogoče narediti v nekaj preprostih, čeprav dolgotrajnih korakih.
Pregledajte dokumentacijo podjetja in sistematično organizirajte vsebine v kategorije, ki vsebujejo podobno navodilo. Izboljšajte vsebino kategorije tako, da odstranite konflikte in podvajanje.
Številni postopki imajo na primer del za odgovornosti. Za to vrsto vsebine boste zbrali vse informacije o vrsti odgovornosti v celotni dokumentaciji. Pri tem lahko vidite konflikte v odgovornostih ali področjih, kjer se ena odgovornost prekriva z drugo. Tukaj poenostavite vsebino, da odstranite podvajanje ali konflikte. Druge takšne vsebine, ki jih je treba upoštevati, vključujejo opredelitve in varnostne ukrepe.
Za vsako vrsto vsebine ustvarite osrednje dokumente ali druge zbirke podatkov, ki jih nadzorujejo revizije.
Nazaj na naš primer odgovornosti, ustvarite en dokument, ki navaja vsebine odgovornosti, ki ste jih izpopolnili v zadnjem koraku. Prepričajte se, da so referenčni postopki, kjer se opravljajo odgovornosti. To zagotavlja pravilno povezovanje dokumentacije.
Zdaj, ko je podobna vsebina preseljena v osrednji dokument, se lahko stara vsebina odstrani iz prvotnih postopkov. Odstranite staro vsebino iz prvotnih postopkov in navedite nov osrednji referenčni dokument.
Posodobite preostalo vsebino dokumentacije med postopkom revizije v format, ki je preslikan na informacije. Organizirajte vsebino dokumenta tako, da združite ustrezne informacije. Vključite podnaslove. Uporabite tabele, kjer je to mogoče, tako da lahko vsebino bolje vizualizirate. Vzpostavite najboljše prakse, tako da vključite vsa plemenska znanja ali ukrepe, ki jih zaposleni običajno izvajajo, vendar niso bili dokumentirani v postopku.
Nasveti
-
Kartiranje informacij sega od preprostih do zapletenih in se lahko dodatno izboljša z vključitvijo merljivih povratnih informacij za upravljanje. Za bolj zapleteno izvedbo se lahko za optimizacijo vaših kartografskih ali nepovezanih postopkov uporabijo strokovne storitve iz ustanov, kot je ustanovno podjetje Information Mapping, Inc. (Oglejte si vire)
