Zadrževalno pismo lahko služi kot dragoceno orodje organizaciji, ki zaračunava letne pristojbine. To pismo lahko shrani stranko tako, da jih opomni, da obnovijo članstvo. Ustrezno pismo o zadržanju lahko sestavite tako, da sledite nekaj preprostim korakom. Vaša strokovnost bo povečala možnosti za ohranitev stranke.
Začnite s formalnostmi. Napiši »Ime dragega člana«. Z uporabo imena člana, ne pa generičnega naslova, bo pismo postalo osebno.
Odpri se z razlogom svojega pisma. Napiši »Skrbi me, da nismo prejeli vaše obnove članstva.«
Napišite odstavek, ki osebo opozarja na ugodnosti. Na primer: »Kot član naše organizacije imate možnost izboljšati kakovost svojega življenja v naši skupnosti.« Ta odstavek naj bo omejen na tri glavne prodajne točke. To bo bralca obdržalo.
Dokončaj pismo. Povejte osebi, da vas kontaktira, če ima kakršna koli vprašanja glede članstva ali drugih vprašanj. Vključite svojo telefonsko številko. Zaprite črko z »S spoštovanjem« in jo podpišite, ko jo natisnete.
