Po definiciji je celovito poročilo namenjeno podrobni raziskavi teme ali ideje. V podjetju se za ocenjevanje in razpravljanje o finančnem položaju podjetja pogosto uporabljajo izčrpna poročila. Izčrpna poročila se lahko uporabljajo tudi za druge namene, kot je povzetek novega poslovnega trenda ali opis novega ciljnega trga. Učenje, kako napisati celovito poročilo, je lahko koristno poslovno znanje za vse zaposlene.
Preden začnete pisati
Preden začnete pisati izčrpno poročilo, zberite vse pomembne informacije, podatke, grafikone, tabele in dokumente, ki jih boste morali navesti med pisanjem. Ustvarite oris, orodje za pisanje, ki vam lahko pomaga organizirati vaše misli v strukturirano obliko. Opis ponavadi vsebuje kratke stavke ali besedne zveze, ki lahko služijo kot izhodišče za različne dele vašega poročila. Čeprav se bodo ti razdelki razlikovali glede na vrsto poročila, ki ga pišete, lahko vključujejo povzetek, uvod, kazalo, več odstavkov glavnega telesa, sklep, dodatek in oddelek z referencami.
Pisanje poročila
Uporabite svoj oris, ki vas bo vodil, začnite s pisanjem prvega osnutka celovitega poročila. Začnite z uvodom, ki bo bralcem povedal, kaj bodo prebrali in pojasnili glavne točke, ki bodo zapisane v poročilu. Po uvodu dodajte več odstavkov ali posebne odseke, ki obravnavajo ključne točke vašega poročila. Na koncu poročila napišite zaključek, ki povzema poročilo. Sklep bi moral združiti vse glavne točke, ki ste jih navedli v poročilu. Vključuje lahko vaša priporočila ali mnenja o zadevni temi.
Povzetek
Ko ste napisali poročilo, je koristno napisati povzetek. Sestavljen je iz več odstavkov, ki povzemajo celotno poročilo. Povzetek bi moral bralcu dati zgoščen predogled celovitega poročila, da bodo lahko izbrali poudarke. Ta del članka je pogosto uporaben za zaposlene vodilne delavce, ki želijo predogled poročila, da bi razumeli, za kaj gre. En kratek vzorec povzetka je lahko:
Primer:
Digital Shirts, Inc ponuja high-end obleke, ki so opremljene z lastnim algoritmom. Naše trgovine se nahajajo v nekaterih najboljših nakupovalnih središčih v državi, skoraj izključno v soseskah z višjimi dohodki. Naše prodajne ekipe so dobro usposobljene za ustvarjanje obrtniških izkušenj pri nakupu srajc za vsako stranko.
To poročilo je bilo naročeno za opis podrobnosti o predlaganem novem krilu podjetja.
Na podlagi podatkov iz zadnjih petih let, poročilo kaže, da je dohodek postal stagnira, medtem ko drugi trgovci na visokem nivoju vidijo rekordno povečanje. Po obsežnih raziskavah je preiskovalni oddelek ugotovil, da je vsako podjetje, ki je poročalo o povečanju dohodka, povečalo tudi digitalne vsebine, ki jih povezujejo s svojimi strankami.
Raziskovalna in razvojna dejavnost je ugotovila, da bi digitalna vgradna aplikacija, zasnovana tako, da vsakemu srajcu omogoči popolno prileganje brez obsežnih osebnih obiskov, ustvarila znatno povečanje prihodkov. To poročilo podrobneje opisuje, kako se bo aplikacija uporabljala, količina opravljenih raziskav in predvideni rezultati uporabe te tehnologije.
Priporočljivo je, da vse trgovine začnejo vključevati novo tehnologijo za digitalno opremljanje in da je treba pravočasno ustvariti gradivo za usposabljanje in trženje, da bi izkoristili prihodnji počitniški čas.
Podporni dokumenti so koristni
Navedite vir vseh grafikonov, tabel ali grafik, ki ste jih uporabili v poročilu v dodatku, in dodajte raziskovalne vire na stran z referencami. Ti podporni dokumenti bodo povečali vašo utemeljitev.
Postopek urejanja
Ko je prvi osnutek dokončan, se vrnite skozi izčrpno poročilo, da spremenite in dopolnite, kot se vam zdi primerno. Do konca postopka pisanja lahko končate z več osnutki. V celotnem procesu pisanja imejte v mislih ciljno občinstvo. Vrsta jezika, ki ga uporabljate, se razlikuje glede na to, kdo bo prebral izčrpno poročilo. Na primer, če pišete za strokovnjaka na tem področju, lahko vključite zapletene, specifične za industrijo. Toda, če pišete za laik, se izogibajte žargonu in nejasnim akronimom. V nekaterih primerih je smiselno, da se za vsako skupino zainteresiranih strani napiše drugačno celovito poročilo.
Po končanem pisanju
Ko končate postopek pisanja, je pomembno, da večkrat preverite svoje delo in po potrebi popravite vse popravke. Preden pošljete izčrpno poročilo svojemu ciljnemu občinstvu, razmislite o tem, da prosite člana člana komunikacijskega oddelka vašega podjetja, da dokument prebere in uredi. Ta korak je ključnega pomena, če bodo v prihodnje člani javnosti prebrali izčrpno poročilo.
Natančnost, pravilna slovnica in črkovanje so ključni, še posebej, če bo poročilo prebralo višje vodstvo v vašem podjetju. Medtem ko vaše delo ne bo prebral vsak član korporativne pisarne podjetja, lahko veliko izčrpno poročilo samo naredi, da izgledate bolje, ko pride čas napredovanja.
