Koordinacija projekta se na splošno nanaša na načrtovanje in upravljanje več nalog hkrati. Usklajevanje je bistveno za podjetje, ki se ukvarja z dvema ali več povezanimi projekti. Projekti se razlikujejo glede na poslovne cilje, lahko pa vključujejo uvedbo novega izdelka ali razširitev storitev na nova področja. Koordinator projekta ima pogosto različne vloge in odgovornosti, odvisno od panoge, velikosti podjetja in cilja projekta. Na primer, korporacije bi lahko imenovale ločene koordinatorje projektov, ki bi obravnavali notranje in mednarodne zadeve; ker bi lahko mala podjetja v vodstvene vloge vključila osnovne naloge usklajevanja projektov. Koordinatorji projektov so lahko nosilci odločanja ali pomočniki vodilnih menedžerjev.
Osnove
Obseg projekta (npr. Vključevanje projektov z različnimi skupinami ali obravnavanje alternativnih možnosti) in časovni okvir (kratkoročni in splošni rok) predstavljajo bistvene značilnosti - zlasti ker uspešno usklajevanje zahteva dolgoročno načrtovanje skupaj z nemotenim izvajanjem. Na primer, če vaše podjetje namerava odpreti novo lokacijo, morate natančno predvideti, koliko časa bo trajalo izgradnja trgovine, pridobitev potrebnih dovoljenj, nakup pohištva ali opreme, pa tudi najem in usposabljanje dovolj osebja. Tako lahko zamuda pri prejemanju bistvenih dobav vpliva na celoten projekt, na primer z dodatnimi stroški projekta.
Zaposleni
Da bi ohranili učinkovitost, razmislite o imenovanju ene osebe ali skupine ljudi za koordinatorje projekta. Koordinatorji projektov morajo imeti močne sposobnosti reševanja problemov, da bi lahko predvideli in se odzvali na nepričakovane zamude ali situacije. Poleg tega morajo biti sposobni komunicirati in se pogajati z različnimi vrstami ljudi. Če projekt vključuje delo s podjetjem v Mehiki, se morajo koordinatorji zavedati, da se poslovne navade razlikujejo v Mehiki od ZDA. Če ne morete ustvariti neodvisne vloge koordinatorja projekta, prilagodite naloge koordinatorja projekta kot pomočnika vodstvene ekipe. Na primer, pomočnik projekta bi lahko načrtoval sestanke, pripravljal agende in ocenjeval napredek s splošnim ciljem podpore učinkovitosti projekta.
Programska oprema
Vključite programe programske opreme za povečanje učinkovitosti, na primer za ohranjanje projektnih datotek in upravljanje ključnih informacij. Za določene projekte, preglednice, grafikone ali stenske karte delujejo učinkovito. Uporabljate tudi programe, kot je Microsoft Excel ali Project, ali celo razvijate lastniško programsko opremo. Na primer, lahko oblikujete program, ki se bo osredotočil na pomemben vidik, kot so skupni stroški projekta ali vprašanja nadzora kakovosti. Prepričajte se, da so ključne informacije o projektih zlahka dostopne.
Premisleki
Nekateri projekti vključujejo ljudi iz različnih organizacij ali podjetij, ki sodelujejo pri doseganju podobnega cilja. Nenehno analizirajte projektna tveganja, na primer, če član skupine ne more pridobiti dovoljenja ali dostaviti dobave pravočasno. Koordinacija projekta mora vključevati načrte ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih, ki se lahko po potrebi hitro izvedejo.
Upravljanje
Stopnje usklajevanja projektov običajno vključujejo ustvarjanje splošnega cilja, načrtovanje bistvenih nalog ter izvajanje in nadzor projekta. Razviti analizo SWOT (prednosti, slabosti, priložnosti, grožnje) ali STEP (socialne, tehnološke, ekonomske in politične) analize na različnih stopnjah, da bi ocenili napredek projekta.
