Uporaba zapisnikov zaposlenih, ki zahtevajo prostovoljce za načrtovanje pisarniškega praznovanja, je dober način za vključevanje številnih delavcev in njihovo počutje, da so vključeni v pisarno. Učinkovita uporaba prostovoljcev zaposlenih lahko povzroči dogodke, kot so božične zabave, brez težav. Sporočila tudi zagotavljajo, da sporočilo ali obvestilo doseže vse predvidene prejemnike. Pri načrtovanju božičnih zabav in drugih pisarniških dogodkov se morate prepričati, da se vsakdo, ki je povabljen na udeležbo, zaveda datuma in časa.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Seznam potencialnih prostovoljcev zaposlenih
-
Kontaktne informacije za vse potencialne prostovoljce
-
Datum, kraj in čas dogodka
-
Seznam zahtev glede časa in dolžnosti prostovoljcev
Določite vrsto božične zabave, ki jo bo imela vaša pisarna. Odločite se, ali bo dogodek potekal v pisarni ali zunaj njega. Nastavite proračun. Določite število ljudi, ki bodo povabljeni, vključno z zakonci ali gostom zaposlenih. Odločite se, ali bo alkohol postrežen in ali boste zagotovili brezplačne pijače ali bife z gotovino. Hranite podroben seznam parametrov stranke, ki bo vodil vaše prostovoljce pri postavitvi.
Ugotovite, koliko zaposlenih prostovoljcev boste morali organizirati in olajšati stranki. V večini primerov bo za opravljanje vseh funkcij potrebnih vsaj 10 prostovoljcev. Izberite vodjo prostovoljca, ki bo nadzoroval druge prostovoljce. Pogovorite se z organizacijskimi podrobnostmi neposredno z glavnim prostovoljcem. Prepričajte se, da ima vsak bodoči prostovoljec čas in sposobnost za sodelovanje, preden dodeli vloge.
Ustvarite beležko vsem potencialnim prostovoljcem, v katerih navedete svojo potrebo po pomoči pri zabavi v pisarni. Navedite ime zaposlenega, ki ste ga izbrali za zvezo prostovoljcev. Poskrbite, da bodo vsi prostovoljci razumeli, da bo poleg vas na voljo še ena oseba, ki bo delala preko logistike organiziranja zabave. Prosite vse prejemnike beležk, da vas v roku enega tedna obvestijo, če se lahko prostovoljno javijo. Obdržite seznam vseh, ki so se dogovorili za pomoč.
Pošljite drugi dopis ljudem, ki so se prostovoljno javili. Dodelitev nalog in odgovornosti strank določenim posameznikom ali manjšim skupinam. Na primer, postavite eno skupino, ki je odgovorna za izbiro jedilnega menija; druga skupina, zadolžena za kroženje povabil; tretja skupina, zadolžena za odlikovanja, stranke in darila. Nadaljujte z delitvijo nalog, dokler ne pokrijete vseh vidikov stranke. Morda boste morali vključiti dodatne prostovoljce, če je vaša stranka velika, formalna ali bolj zapletena kot priložnostno srečanje v pisarni.
V drugem obvestilu objavite urnik sej odbora prostovoljcev strank, tedensko ali mesečno, za organizacijo in pripravo. Načrtujte prvo srečanje vsaj štiri do šest mesecev pred dogodkom. To bo pomagalo zagotoviti, da nobena podrobnost ni spregledana in da vsi prostovoljci razumejo svoje odgovornosti in časovne obveznosti. Načrtujte sestanke v času podjetja, na kraju samem, vendar se prepričajte, da ne bodo negativno vplivali na vsakodnevno delo prostovoljcev. Prosite vse prostovoljce, naj vas obvestijo, ali se bodo udeležili uvodnega sestanka.
Uporabite beležke za redno spremljanje vseh prostovoljcev v celotnem procesu načrtovanja. V vsakem dopisu navedite, kaj je bilo obravnavano na zadnjem sestanku in kaj se bo obravnavalo na naslednji seji. Prosite prostovoljce, da komunicirajo s celotno skupino, če imajo ideje, predloge, vprašanja ali skrbi, da se bodo vsi zavedali, kako poteka proces načrtovanja.
Pred dogodkom pošljite beležko vsem v vaši pisarni ali podjetju in se zahvalite prostovoljcem za njihovo delo pri pripravi na zabavo. Ta izraz hvaležnosti je pomemben za prostovoljce.
Nasveti
-
Pri sestavljanju beležk uporabite tradicionalni poslovni jezik, tudi za zabavne dogodke, kot so božične zabave. Izogibajte se uporabi žargonskih izrazov, psovk in vprašljivih jezikov pri sestavljanju beležk.
Opozorilo
Ne dovolite, da bi prostovoljci uporabljali sestanke za načrtovanje strank kot izgovore, da bi se izognili vsakodnevnim delovnim nalogam.
