Podjetja uporabljajo priročnike za pisarniške postopke za usposabljanje zaposlenih, ustvarjanje ali nakup programske opreme in izboljšanje učinkovitosti v pisarni. Programska oprema je velik del pisarniškega poslovanja in zahteva postopke za definiranje računalniških operacij, kot so varnost, ustvarjanje baze podatkov in dostop, e-poštni protokol in zaščita pred virusi. Priročnik za postopke pogosto vključuje diagrame poteka, ki pomagajo pri ustvarjanju ali nakupu programske opreme, ki ustreza potrebam vaše pisarne.
Pisarniški skrbniki so odgovorni za obdelavo in upravljanje zapisov in dokumentov; Priprava na srečanja, konference in posebne dogodke; organiziranje potovanj; ter komuniciranje s strankami, vodstvom, dobavitelji in osebjem. Učinkovit priročnik za postopke jasno opisuje pisarniške postopke s čim več podrobnostmi. Novi zaposleni mora imeti možnost, da se obrne na priročnik za informacije o pisarniških postopkih.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
3-obročno vezivo
-
Programska oprema za obdelavo besedil
Kako napisati postopke upravne pisarne
Opredelite postopke
Priročnik za pisarniške postopke bo sestavljen iz več postopkov. Začnite z najvišjo stopnjo, večino splošnih postopkov in delajte do najbolj podrobnih. Treba je pripraviti diagram na visoki ravni, ki prikazuje, kako se vsak postopek ujema s to kategorijo. Diagram poteka omogoča zelo enostavno usposabljanje novih zaposlenih, saj je to grafični prikaz njihovega delovnega toka. Spodnji primer je preprosta ilustracija nekaterih pisarniških postopkov.
1. Uradni zapisi
1.1 Nabavne potrebščine 1.2 Vnašanje 1.3 Ravnanje z e-pošto 1.4 Razporejanje
1.3 Rokovanje z pošto
1.3.3 Prejemanje pošte -> 1.3.4 Razvrsti pošto -> Potreben je takojšen odziv? -> Da -> Označi kot nujno -> Dostavi ne -> Ne označuj -> Dostavi
Pri pisanju priročnika navedite podrobnosti za vsako podnaslov. Na primer:
1.3.3 Prejemanje pošte Pošta je razvrščena v poštnem prostoru in dostavljena na vsak poštni oddelek oddelka do 10. ure. Pisarniški pomočnik prevzame pošto, jo razvrsti (glejte 1.3.4) in ugotovi, ali pošta zahteva takojšen odziv (glej 1.3.5).
Zbiranje informacij o postopku
To je najpomembnejši korak v procesu pisanja in bo zahteval največ časa. Prepričajte se, da razumete postopek, ki ga opisujete, in obseg projekta. Razumite publiko za ta postopek in kako se prilega v postopke višje ravni. Kdo so dobavitelji postopka? Kdo so lastniki in predmetni strokovnjaki? Kdo so stranke? Ko boste jasno razumeli zgoraj navedeno, sledite tem korakom:
- Napišite sklop vprašanj za intervju. Kaj morate vedeti za pisanje podrobnega postopka?
- Opravite razgovore in dokumentirajte rezultate.
- Ustvarite diagram poteka, ki prikazuje vnos procesa, delovne korake in izhod.
- Za natančnost si oglejte diagrame poteka, ki ste jih ustvarili z lastniki procesov.
Napišite priročnik za osnutek
Izberite obliko priročnika in zagotovite, da se upravni odbor strinja s to obliko. Oglejte si celoten priročnik. Priročnika ne želite ponovno pisati, ker ni dogovora glede oblike ali vsebine. Uporabite registrsko kartico s tremi obroči, da lahko spremembe in posodobitve preprosto izvedete. Za vsak dokumentiran postopek vključite naslednje:
- Naslov
- Uvod
- Pregled
- Datum revizije
- Lastnik postopka - Uporabite naslove in se izogibajte uporabi osebnih imen
- Diagram poteka z opisi po korakih
- Definicije
- Materiali ali programska oprema, ki se uporablja v postopku
- Ilustracije, tabele, grafikoni in grafike po potrebi
Preglej in uredi
Priročnik naj pregleda pristojna vodstvena ekipa, lastnik postopka in stranka postopka. Če je stranka zunaj organizacije, se prepričajte, da imate odobritev uprave, preden zahtevate pregled.
Morda boste želeli, da nekdo drug kot avtor gre skozi vsak korak v postopku, da preizkusi njegovo točnost in popolnost. Če obstajajo zakonske omejitve, poskrbite, da vaša notranja pravna organizacija pregleda priročnik glede skladnosti.
Analizirajte in popravite vse pomanjkljivosti, ugotovljene med postopkom pregleda, in napišite končno različico. Pred objavo dokumenta dobite končne podpise odobritve na ustrezni ravni.
Imenite enega lastnika priročnika, ki je odgovoren za dokumentiranje posodobitev.
