Dobičkonosne organizacije se zanašajo na formalne in neformalne vzorce poslovnega komuniciranja. Formalni komunikacijski kanali zagotavljajo strukturo produktivnih rezultatov. Neformalne interakcije omogočajo izgradnjo avtentičnih odnosov in alternativne metode za ustvarjanje pomena v organizaciji. Oba se med seboj dopolnjujeta in lahko učinkovito uveljavljata podjetje. Vsak od njih je mogoče načrtovati, vendar je neformalno komuniciranje običajno spontano.
Namen uradnega sporočila
Formalno poslovno komuniciranje je strateška izmenjava informacij, ki podpira jasen program. Te informacije se tradicionalno obravnavajo kot interna komunikacijska metoda, vendar lahko vključujejo strukturirane interakcije z ljudmi in subjekti zunaj organizacije.
Formalno komuniciranje lahko sproži tudi neformalne interakcije.Na primer, vodja urada lahko organizira sestanek na turneji ali občinski dvorani, kjer se spodbuja prost pretok komentarjev o temah razprave. Vendar pa lahko to pripelje do osebnih interakcij, zgodb in idej, ki niso bile na prvotni agendi.
Vrste formalnih sporočil
Organizacije lahko komunicirajo z interno ekipo s pisno ali ustno komunikacijo. Vodstvo lahko uporablja formalna pisna orodja, kot so e-pošta, vpisi v blog, gradivo za orientacijsko usposabljanje ali glasila. Govorne predstavitve, sestanki in načrtovane konference so primeri verbalnih interakcij kot formalne komunikacijske strategije. Formalno komuniciranje lahko vključuje tudi strateško umeščanje pisarniških oznak, preglede zaposlenih in sodelovanje z neprofitnimi organizacijami. Kratke novice in izvedbeni nastopi so tudi kreativni načini za izboljšanje poslovnih odnosov s pomočjo formalnega komuniciranja.
Namen neformalnega komuniciranja
Spontane interakcije sprožijo „vinsko trto“ informacij, ki se izmenjujejo prek neformalnih komunikacijskih omrežij. Neformalno poslovno komuniciranje mora dopolnjevati formalna omrežja. S to metodo se utrjujejo verodostojni in dobičkonosni odnosi. Včasih lahko neformalno vzdušje povzroči priložnostno in neprevidno razdeljevanje informacij. Zato bi moralo biti vse osebje še posebej previdno pri izmenjavi občutljivih informacij med neformalnim komuniciranjem. Čeprav je pisna komunikacija lahko tudi neformalna, bi bilo primerno izogniti se pravnim in etičnim vprašanjem.
Vrste neformalnih komunikacij
Neformalna govorna komunikacija lahko poteka med odmori za kosilo, interakcijami v hodniku in telefonskimi klici. Ustvarjalni poslovni komunikatorji lahko namerno vključijo rokopisne zapiske, besedilna sporočila in obletnice in rojstnodnevne kartice za gradnjo odnosov s svojimi sodelavci.
Dinamika korporativnega komuniciranja
Informacije se lahko posredujejo od vodstva do zaposlenega ali obratno. Podjetja, ki so ustanovljena predvsem v formalnih omrežjih, redko odstopajo od pravil in protokolov. Po drugi strani pa neformalne kulture podjetij spodbujajo spontanost in priložnostne mreže. Ne glede na kulturo podjetja se organizacije razvijajo s strateškim ravnovesjem formalnih in neformalnih mrež. Organizacije imajo koristi od vzpostavitve odprtega komunikacijskega omrežja, ki vključuje povratne informacije od zaposlenih in vodij.
