Ena od pogostih oblik komuniciranja v podjetjih in znanosti je pisanje poročil. Za pisanje poslovnih in tehničnih poročil so potrebne pisne in organizacijske spretnosti, raziskovalne zmožnosti in zmožnost interpretiranja podatkov ter predstavitev na način, ki ga strokovnjaki lahko cenijo, a laik lahko razume. Poslovna in tehnična poročila imajo veliko enakih elementov, zato je glavna razlika med poslovnimi poročili in tehničnimi poročili na splošno predmet.
Določite svoje občinstvo in kako se bodo razširjale vaše poslovne in tehnične informacije. Ne glede na to, ali pišete za skupino strokovnjakov ali delite svoje strokovno znanje s skupino študentov, boste vedeli, da bo vaše občinstvo pomagalo pri oblikovanju informativnega, dobro prejetega poročila. Odločite se, ali je vaše poročilo preprosto pisna oblika sporočila ali večpredstavnostna predstavitev. Če uporabljate tehnologijo, ki prinaša koristi za predstavitev, z vsemi sredstvi vključite grafikone, diapozitive, videoposnetke ali druge načine, da ponazorite nekatere točke svojega poročila.
Izvajanje raziskav o vrstah poslovnih poročil in tehničnih poročil. Preglejte vzorčna poročila in predloge, da se seznanite z vrsto informacij, ki jih pričakujete v vaši poslovni komunikaciji.
Predstavite svojo temo in vključite podteme, ki vam bodo v pomoč pri raziskovalnem procesu. Pripravite osnutek, da se boste osredotočili na vsak odsek in se boste izognili meandriranju, ki lahko povzroči neurejeno predstavitev. Tipična poslovna ali tehnična poročila vključujejo naslednja poglavja: uvod; kvalifikacije in tematsko ozadje; raziskovalni podatki; sklepov; in prihodnje razloge.
Pripravite prvi pomemben del vašega podjetja ali tehničnega poročila. Začnite z opisom svojih kvalifikacij, interesov in razlogov, zakaj so vaše informacije dragocene. Pojasnite, kako lahko vaše občinstvo uporabi vaše podatke ali kako je treba razlagati vaše podatke. Svoje občinstvo ne obveščate o tem, kako zaznati vaše ugotovitve ali kako oblikovati mnenja o svojem poročilu. Namesto tega se mora vaše poročilo začeti s kontekstom vaših podatkov. Na primer, če pišete o trendih na delovnem mestu, ki zadevajo delo na daljavo, razložite, kako lahko podjetja uporabijo vaše ugotovitve za oblikovanje ureditve telekomunikacij.
Sestavite izsledke raziskav in podatke. Organiziranje vaše raziskave je zelo pomembno, ker bo vaše občinstvo postavilo pod vprašaj vaše strokovno znanje, če boste predstavili nezanesljive, zastarele ali neveljavne ugotovitve. Zagotovite, da so vaši podatki še posebej pomembni za vašo temo in jo prestrukturirajte na način, ki je razumljiv.Razen če vaše občinstvo sestavljajo samo strokovnjaki z globokim znanjem o tehničnem in poslovnem žargonu, naj bodo vaše raziskave preproste. Nadomestite žargon z izrazi, ki so znani laični osebi, in povzemite svoje raziskave na zanimiv način.
Pripravite razpravo o svojih ugotovitvah, vključno s svojimi zaključki in predlaganimi načini vključitve svojega poročila v poslovne ali tehnične procese. Ne da bi bil razdružen, artikulirajte svoje ugotovitve na inovativen in ustvarjalen način. Poslovna in tehnična poročila imajo včasih sloves, da so stabilni in konzervativni. Ustvarjalno uporabo svojega poročila lahko navdihnete tako, da prikažete podatke, ki jih lahko uporabljajo napredne ciljne skupine.
Sestavite dele dokumenta v logičnem vrstnem redu. Ko končate vsak del, napišite kratek uvod - pogosto je lažje sestaviti uvod, ko boste lahko pregledali celoten osnutek. Vaš uvod bi moral biti jedrnat - namen vaše predstavitve je, da preprosto predstavite vašemu občinstvu vpogled v vaše poslovno ali tehnično temo.
Privoščite si čas, da izboljšate in uredite svoje poročilo. Dobra ideja je, da poročilo odložite in ga vrnete dan ali dva kasneje s svežimi očmi. Če je mogoče, prosite sodelavca, naj pregleda osnutek. Vključite kakršne koli predloge, ki se vam zdijo dodani verodostojnosti in uporabnosti vaših podatkov.
