Dajanje letnika skupaj traja čas in denar. Zato mnogi zaposleni iščejo poslovno oglaševanje, fundraisers in sponzorje za pomoč pri finančnih potrebah zaposlenih. Sponzorji so lahko sestavni del financiranja letopisa, vendar je dobro, da najprej raziščete potencialne sponzorje, preden se z njimi obrnete in zaprosijo za finančno podporo. Dobri stiki so lahko starši članov osebja letopisa, fakulteta in uslužbenci šole ali člani skupnosti, kot so lastniki podjetij.
Zgodnje načrtovanje
Pred pisanjem se srečajte kot osebje in ocenite finančne potrebe. Večina osebja se srečuje pozno poleti, preden se začne šolsko leto, da sestavi seznam potreb po financiranju. Na primer, upoštevajte letniški kamp, prireditvene dneve ali majice za osebje. Vse to stane denar, poleg dejanskih stroškov objave letopisa. Ko je vaš seznam in proračun v redu, vozite okoli ali poiščite internet za lokalna podjetja, ki bodo sponzorirali vaš letopis in finančno podprl vaše potrebe. Osebje lahko pošilja pošiljatelje staršem šole in osebju, vendar je dobro, da sponzorska pisma ostanejo bolj osebna.
Pozdravi in uvodi
Vsako veliko pismo začne z vljudnim pozdravom in predstavitvijo, kdo ste. Če ciljate na določeno podjetje, opravite svoje raziskave in naslovite pismo upravitelju ali lastniku tega podjetja. Če je zahtevana finančna pomoč ali sponzorstvo, je pomembno, da je čim bolj osebna. Po pozdravu je čas, da se predstavite, osebje letnika in šolo, ki jo predstavljate. Zahteve še ne želite dobiti. samo govori o tem, kdo si. To je lahko pravi čas, da omenimo vašo vlogo v skupnosti, vse nagrade, ki jih je letopis prejel, ali možno temo knjige.
Jasni nameni
Po uvodu pojdi do cilja pisma. Povejte jim točno, kaj potrebujete in kaj nameravate storiti z denarjem. Morda boste želeli predlagati določene zneske za donacijo, na primer $ 20, $ 50, $ 100 ali $ 200. Koristno je omeniti koristi njihovega darila, kot so davčne olajšave in pomoč osebju in skupnosti. Omenite lahko tudi, kako nameravate spoštovati njihovo darovanje, na primer, da jim podarite majhno ploščico, ki bo prikazana v vašem letopisu ali da bo v svojem letopisu ponudila prostor za oglaševanje svojega podjetja.
Hvala in sledite
Zadnji odstavek v vašem pismu mora vsebovati vaše kontaktne podatke, vključno z najboljšim časom, da pridete do vas. Vključite črto ali dve, ki označujeta tudi, kdaj nameravate stopiti v stik z njimi, če se ne oglasite.Glede na vaše osebje se lahko odločite, da jih kontaktirate po telefonu, elektronski pošti ali osebno, vendar se prepričajte, da vedo, kdaj in kako se ne presenečajo. Nazadnje se jim zahvaljujem za njihov čas in pozornost ter omenite, da cenite, kaj počnejo za vašo skupnost. Podpišite pismo z vašim imenom, ki mu sledi ime osebja in šole, samo pod vašim podpisom, čeprav nekateri štabi verjamejo, da je bolj osebno podpisati pismo s celotno skupino.
