Za večino menedžerjev je discipliniranje zaposlenih eden od najbolj neprijetnih izkušenj, s katerimi se lahko borimo. Upravljavci so odgovorni za pisanje disciplinskih akcijskih pisem, ki ostanejo v datotekah zaposlenih, da dokumentirajo storilca. Ta pisma imata dve funkciji: obvestiti zaposlenega, kaj se bo zgodilo z njim zaradi njegove kršitve in služiti kot stalna evidenca neprimernega vedenja zaposlenih v svoji dokumentaciji.
Tiskalnik naložite s pisemsko glavo podjetja. To pismo bo postalo del uradnikove dokumentacije, zato morate upoštevati ustrezen protokol.
Vnesite celoten datum. Preskočite vrstico in vnesite ime zaposlenega in naslov podjetja. Tudi če dejansko ne pošljete pisma, boste po pravilni obliki pisma poslali vtis profesionalnosti.
Črko začnite tako, da vnesete ime zaposlenega, ki mu sledi dvopičje. Preskoči vrstico.
Začnite prvi odstavek z jasno navedbo narave kršitve. Oglejte si priročnik za zaposlene vašega podjetja, da lahko zaposleni sam najde pravilo. Navedite podrobnosti o kršitvi, kot je datum incidenta, in navedite vse druge sodelavce, ki so bili vpleteni.Navedba teh informacij vam bo jasno pomagala, če zaposleni izpodbija disciplinski ukrep in zadevo predloži sodišču.
Pojasnite podrobno, kaj je delavec storil narobe in kako bi morala ravnati v tej situaciji. Zaposleni včasih kršijo pravila, ker jih ne razumejo jasno, tako da ji razlaga kršitve in ustrezne informacije preprečijo, da bi drugič storila prekršek. Ponudite srečanje z zaposlenim, da se o zadevi podrobno pogovorite.
Delavcu dajte priložnost, da se za kršitev povrne, na primer tako, da bo pisanje opravičilo drugi stranki. Obvestite ga o rokih za predložitev odgovora ali pisma.
Delavcu jasno in jedrnato povejte, kaj lahko pričakuje zaradi tega kršenja. Navedite ustrezne podrobnosti za njeno trenutno kazen, kot so datumi vseh zaslišanj ali datumi začetka veljavnosti za prenehanje njenega delovnega razmerja, če je primerno. Če lahko delavec zaradi nadaljnjih kršitev pričakuje progresivno disciplinsko ukrepanje, jo obvestite, kakšne bodo te kazni.
Če je primerno, dajte zaposlenemu informacije o pritožbenem postopku.
Zaprosite zaposlenega za formalni odgovor na njegovo dokumentacijo; ta odgovor bo pogosto v obliki uradnega pisma. To dokumentacijo potrebujete za dokumentacijo zaposlenega, če zadevo predloži sodišču.
Vnesite svoje polno ime in naslov. Natisnite črko in podpišite svoje ime o vnesenem imenu v modri ali črni barvi.
Naredite več kopij pisma. Obdržite 1 izvod v datoteki zaposlenega, dajte drugemu odvetniku svojega podjetja in obdržite drugo za svoje zapise.
Pošljite pismo zaposlenemu ali mu ga dajte pred predstavnikom za človeške vire ali upravnim pomočnikom. Potrebujete potrdilo, da je zaposleni prejel uradno obvestilo.
Nasveti
-
Naj bo ton profesionalen in dejanski. To pismo se lahko obrne na sodišče, če uslužbenec izpodbija disciplinski ukrep, in želite se ves čas izkazati profesionalno in pošteno.
