Osebni podatki, navedeni na izpolnjenem obrazcu W-9, so potrebni za obdelavo plačil in poročanje o plačilih Službi za notranje prihodke. Kot najboljšo prakso zahtevajte izpolnjen W-9 na prvem dnevu vašega zaposlenega in pošljite zahtevo W-9 vsem novim izvajalcem. Če se izvajalec ne strinja, pošljite uradno pismo s prijetno, vendar trdno zahtevo za izpolnjen obrazec.
Obrazec W-9 Osnove
Obrazec W-9 je dokument IRS, ki podrobno navaja ime, naslov, zvezno davčno klasifikacijo in številko socialnega zavarovanja ali identifikacijsko številko delodajalca. IRS ne določa, da podjetja hranijo W-9s. Vendar pa morajo podjetja zbirati in sporočati osebne podatke, ki so navedeni na obrazcu, za vse zaposlene, za izvajalce pa plačajo več kot 600 USD letno. Zbiranje W-9 je priročen način za to. Zaradi tega mora podjetje imeti dokument W-9 za vsakega zaposlenega in izvajalca.
Zahteva W-9
Da bi zagotovili, da boste zbrali W-9 od vseh zaposlenih, vključite obrazec W-9 v obvezni prvi dokumentaciji za nove zaposlene. Zahtevajte, da novi zaposleni izpolnijo vse dokumente na kraju samem in ga do konca prvega dne vrnejo predstavniku za človeške vire.
Ko pridobite novega izvajalca ali prodajalca, priložite obrazec W-9 z začetno pogodbo. V pismu z zahtevo W-9 prosite prodajalca, da izpolni obrazec in ga čim prej vrne. Razmislite o izvajanju pravilnika, ki bo plačal samo prodajalcem z veljavnim W-9 v datoteki, in upoštevajte to politiko v pismu zahtevka.
Spremljanje
Če imate težave pri pridobivanju dokončanega W-9 od vseh zaposlenih ali izvajalcev, taktno, a trdno sporočite, da je W-9 potrebno pred plačilom. Razložite zaposlenim, da so informacije na obrazcu potrebne za obdelavo plačilnih listov in izdajo plačilnih listov. Če prodajalec ne vrne W-9 v enem ali dveh tednih, pošljite drugo pismo s prošnjo za nadaljnje ukrepanje. Če imate dokumentirano politiko, prodajalca opomnite, da jih ne morete plačati brez obrazca v datoteki. IRS zahteva, da vložite uradno zahtevo za W-9, zato shranite kopijo tega pisma.
Št W-9
Če nimate W-9 za prodajalca na koncu leta, morate še vedno poročati o plačilih IRS. Izpolnite in pošljite obrazec 1099-MISC za izvajalca in pustite številko socialnega zavarovanja prazno. IRS se bo odzvala z obvestilom, da številka manjka, ki jo morate poslati izvajalcu skupaj z obvestilom o rezervnem odtegljaju in drugo kopijo W-9. Vi ste dolžni zadržati davke od prihodnjih plačil temu izvajalcu - trenutno je stopnja odtegljaja 28 odstotkov - in izvajalec bo plačal 50 dolarjev od IRS.
