Če ste strasten delavec in opazite, da bi se lahko izboljšali nekateri postopki pri vašem delu, lahko razmislite o pisanju predloga za uvedbo novih postopkov. Ta vrsta pisnega predloga (ali elektronske pošte) je mogoče razvrstiti kot notranji predlog. Pisanje notranjih predlogov je nekoliko drugačno od pisanja zunanjih predlogov. Ker pišete osebam, ki delajo v isti organizaciji kot vi, lahko uporabite svoj notranji žargon in ste manj občutljivi glede uporabe zaupnih informacij.
Ustvarite načrt za svoj predlog. Določite občinstvo, na katerega boste naslovili predlog. Če želite, da vaša organizacija uvede nov računovodski sistem, se na primer obrnite na računovodski oddelek, morda urad glavnega računovodje. Prav tako določite namen vašega predloga - na primer izvajanje določenega računovodskega sistema. Poleg tega se postavite v čevlje bralcev. To vam bo omogočilo boljše razumevanje, kako lahko prepričate občinstvo, da bo vaš predlog sprejet.
Začnite pisati predlog. Na samem začetku izrecno in jasno navedite namen svojega pisma. Na primer, lahko napišete: "Pišem to pismo in prosim računovodsko službo, naj razmisli o uvedbi računovodskega sistema ABC."
Opišite trenutne postopke v vaši organizaciji. Pokažite kakršne koli neučinkovitosti v trenutnih postopkih. Na primer, sedanji računovodski sistem je lahko preveč zamuden za delovanje. Poleg tega lahko povzroči drage napake.
Na kratko opišite nove postopke. Oglejte si, kako bi bili drugačni od starih. Najprej opišite svoj predlog v nekaj stavkih. Nato podajte toliko podrobnosti, kot je potrebno. Vendar pa naj bo pismo o predlogu kratko in jedrnato.
Navedite argumente, ki podpirajo izvajanje predlaganih novih postopkov. Jasno navedite koristi, ki jih lahko novi postopki prinesejo organizaciji. Možne koristi lahko vključujejo višjo produktivnost, boljšo kakovost proizvedenega blaga ali storitev, večje prihranke pri surovinah in večjo moralo zaposlenih.
Če je primerno, ustvarite varnostno kopijo svojega predloga z vsemi dokumenti. Na primer, novi postopki so morda preizkušeni drugje v vaši organizaciji ali v vaši industriji. Jasno označite vse spremne dokumente in v besedilu pisnega predloga navedite njihov pomen.
Navedite podrobnosti o tem, kako se predlagani postopki lahko izvajajo v vaši organizaciji. Če predlagate uvedbo novega računovodskega sistema, bi se lahko izvajanje izvajalo postopoma. Že nekaj časa lahko novi in stari sistemi delujejo sočasno. Po preizkušanju novega sistema se lahko stari sistem opusti.
Preden ga pošljete, naj nekdo drug prebere pismo o predlogu. Prosite za kritiko. Razpravljajte o predlogu in določite točke, kjer ga je mogoče izboljšati. Spremenite nekaj stavkov v predlogu, da bo bolj prepričljiv.
Pošljite svoj predlog.
Nasveti
-
Uporabite preprost jezik. Če morate uporabiti nekatere izraze, navedite njihove definicije, razen če ste prepričani, da jih je oseba, ki bere predlog, seznanjena z njimi. Prav tako dajte prednost kratkim stavkom, ki so jasni in natančni.
