American Heritage Science Dictionary definira entropijo kot merilo motnje ali naključnosti v zaprtem sistemu. Opredelitev trdi, da ko sistem postane bolj neurejen, postane njegova energija bolj enakomerno porazdeljena in manj sposobna za delo, kar vodi do neučinkovitosti. Poslovne organizacije so bodisi organske ali birokratske narave. Organske organizacije so odprte, ker spodbujajo inovativnost in ustvarjalnost ter si prizadevajo za stalno izmenjavo z okoljem, da bi preživele. Birokratske organizacije so na nasprotnem koncu spektra, saj delujejo v mehanističnem in zaprtem slogu, ki je predmet entropije.
Birokratske organizacije
Birokratske ali mehanistične organizacije so močno odvisne od pravil in predpisov, določenih delovnih obveznosti, centralizirane hierarhije oblasti, jasne komunikacijske verige poveljevanja in centraliziranega odločanja. Knjiga „Mintzberg on Management“, ki jo je pripravil svetovalec za upravljanje Henry Mintzberg, navaja, da so zahteve dela birokratske organizacije zelo omejene, saj so preproste, ponavljajoče in standardizirane. To stališče birokratskih organizacij kaže, da mora mehanistična organizacija imeti stabilno okolje s standardiziranimi rezultati, da lahko uspe. Mehanistična organizacija deluje dobro, dokler ne pride do potrebe po spremembi ali kakšna vrsta preobrata vstopi v sistem.
Entropija in zaposleni v podjetju
Entropija se pojavi v organizacijah, ko se mehanska dela birokracije porušijo zaradi specializacije, apatije, brezbrižnosti in pomanjkanja ponosa. Mintzberg se strinja, da specializacija na delovnem mestu prispeva k entropiji, ker ljudje pogosto vidijo samo svojo takojšnjo službo znotraj organizacije, kar ima za posledico oddelek in razdrobljene organizacijske cilje. Glavni razlog za entropijo v birokratskem okolju so pričakovanja, da bodo posamezniki spoštovali rutinska naročila in se držali organizacijske strukture, medtem ko se pobuda in odgovornost odvračata. Zaposleni se naučijo le tega, kar se od njih pričakuje in nič več. Sčasoma zaposleni v birokratski organizaciji postanejo brezbrižni in brez dvoma, ker so odvisni od strukture sistema, da upravičijo svoja dejanja.
Entropija v mehanistični organizaciji na koncu povzroči, da zaposleni postanejo togi pri svojem delu, kar ustvarja situacijo, v kateri organizacija ne more narediti potrebnih sprememb. V knjigi »Slike organizacij« Garetha Morgana je razvidno, da imajo zaprti organizacijski sistemi težnjo, da postanejo entropijska, ker se nagibajo k poslabšanju in propadanju.
Uporabite organsko sistemsko razmišljanje
Morganova knjiga kaže, da ima birokratsko okolje svoje mesto v poslu, ker ustvarja temelje za učinkovito delovanje organizacije, čeprav zaposleni pogosto postanejo tako specializirani v svojih oddelkih, da pride do entropije. Morgan predlaga, da lahko organizacije ostanejo konkurenčne s spodbujanjem zaposlenih, da razmišljajo o potrebah svojih neposrednih delovnih področij, tako da upoštevajo cilje in cilje celotne organizacije, medtem ko sprejemajo odločitve o svojem delu. Organizacije morajo postati organski sistemi, tako da se odprejo do stalne izmenjave virov in informacij z zunanjim okoljem. Ta izmenjava pomaga zagotoviti, da organizacija in njeni zaposleni ostanejo ustvarjalni in inovativni, tako da izpolnjujejo svoje konkurenčne potrebe in so družbeno odgovorni.
Vključevanje ljudi v organizaciji preprečuje entropijo
Poslovne entropije je mogoče preprečiti v organizacijah tako, da se zagotovi, da so zaposleni vključeni v odločanje subjekta in da razumejo svojo vlogo v proizvodnem procesu. Zaposleni so pogosto v prvi vrsti; se ukvarjajo s strankami in so sposobni določiti njihove potrebe. Sodelovanje zaposlenih jim pomaga razviti lastništvo organizacije in jim pomagati, da postanejo zadovoljni s svojimi delovnimi mesti, saj lahko izpolnijo svoje osebne cilje in cilje v povezavi z organizacijskimi cilji.
