Obveščanje o dodelitvi dodatnih nalog s pomočjo internega zapisa podjetja je dober način za vzpostavitev odgovornosti in zagotovitev, da vaš zaposleni razume nove dolžnosti. Tako kot pri vseh drugih poslovnih opombah, bodite kratki in enostavni, tako da vključite le toliko informacij, kolikor je potrebno, da bo delavec razumel navodila.
Oblika zapisa
Napišite jasen, opisen naslov. Če beležko pošiljate po e-pošti, v polje za zadevo vnesite tudi naslov, označite e-pošto z visoko zastavico pomembnosti in vključite potrdilo o branju. Čeprav običajno sledite tipični obliki zapisa, tako da vključite glavo, uvodno izjavo, segment opravil in zaključek, razpravo in razdelke s povzetki običajno ni potrebno. V segmentu nalog uporabite številski seznam ali alineje za prepoznavanje in označevanje novih ali dodatnih nalog.
Informacijske vsebine
Odpiranje in segmenti nalog so najpomembnejši razdelki te vrste beležk. V uvodnem delu navedite potrebne informacije o ozadju. Na primer, obvestite zaposlenega, zakaj dodeljujete dodatne dolžnosti in kdaj se bodo te nove dolžnosti začele. Datumi in časi dobave za vsa srečanja, ki se lahko opravijo, preden delavec prevzame dodatne dolžnosti. Če je potrebno, zagotovite kontaktno točko, na katero se lahko zaposleni sklicuje za vprašanja. Določite vsako dodatno dajatev - jasno in v celoti - v segmentu nalog. Zaprite beležko s kratko zahvalo in iskreno podporo.
