Srečanja se lahko odvijajo brez ustreznega načrtovanja, tudi z jasnim namenom in ustreznimi udeleženci. Uporaba načrta za načrtovanje srečanja lahko pomaga zbiranju teči gladko in učinkovito obravnavo ključnih vprašanj ali tem. Načrtovanje vnaprej daje tistim, ki obiskujejo srečanje, znanje o tem, kaj lahko pričakujejo, čas za pripravo in zagotavlja vrstni red, v katerem se bodo razpravljale stvari. Drug razlog, da so programi priljubljeni, je, da vsem prihranijo čas.
Kaj je program?
Preprosto povedano, dnevni red je seznam ali načrt. Ta seznam vključuje teme in probleme ali vprašanja, o katerih se bo razpravljalo na sestanku. Obstajajo različne oblike dnevnega reda; namen in vrsta sestanka bo določila, kateri format dnevnega reda bo uporabljen. Vrste dnevnih redov, ki se običajno uporabljajo, vključujejo neformalne, formalne, prednostne in časovno opredeljene. Seznanjanje z vsako obliko dnevnega reda vam bo omogočilo učinkovito izbiro ustreznega tipa za vaše potrebe.
Neformalno in formalno
Neformalni dnevni red se v bistvu nanaša na neformalni seznam postavk, o katerih se bo razpravljalo na sestanku, in se pogosto zbirajo skupaj v zadnjem trenutku. Formalna agenda sledi več formatu. Ta oblika vključuje vrsto srečanja, seznam zmagovalcev sestankov in seznam vseh udeležencev. Dnevni red sledi določenemu vrstnemu redu: poziv k naročilu, poimenovanje, zapisnik z zadnje seje, odprta vprašanja, nov posel in preložitev.
Določena prednost in časovna omejitev
Prednostni programi sledijo prednostnemu sistemu. Postavke dobijo naročilo glede na zaznano pomembnost skupine. Teme se nato obravnavajo v tem vrstnem redu. Časovni načrti se nanašajo na uporabo določene časovne vrstice za sestanek - običajno se dodeli časovnik, ki pomaga ohraniti nalogo. V tej obliki bi bil dnevni red vzpostavljen v časovnih intervalih. Na primer 9: 30-9: 35: druženje / ogrevanje, 9: 35-9: 40: namen pregleda in želeni rezultat, 9: 40-9: 50: pregled minut z zadnjega srečanja.
Spodnja črta
Pri pripravi dnevnega reda ne oklevajte in zahtevajte prispevke drugih udeležencev. Udeleženci lahko zagotovijo dragocene vpoglede o tem, katere teme ali vprašanja je treba obravnavati. Ustrezni udeleženci so ključ do dobro načrtovanega in uspešnega srečanja. Vsi dnevni redi morajo vsebovati namen zasedanja; imeti jasne želene rezultate; razvrsti teme dnevnega reda kot izmenjavo informacij ali obdelavo informacij; in zaključi z zaključkom teme in razpravo o naslednjih korakih.
