Povračilo kilometrov v Kaliforniji urejajo tako delovni zakonik, oddelek 2802 kot tudi zakonik o predpisih Kalifornije, naslov 8, oddelek 13700-13702. Če delodajalec v Kaliforniji zahteva, da zaposleni vozi na uradnem podjetju, mora delavcu zagotoviti vozilo, za katerega so pokriti vsi stroški, ali zaposleni povrniti stroške vožnje. Zakonodaja Kalifornije zagotavlja delodajalcem določeno fleksibilnost pri določanju, kako povrniti stroške za kilometre in stroške, povezane z vožnjo.
Povračilo osnovnih kilometrov
Pod Kalifornijsko zakonodajo je povračilo kilometrov opredeljeno kot znesek, ki se izplača zaposlenim za vse "potrebne stroške, ki nastanejo pri delovanju vozil, ki jih je zaposleni zagotovil za delo." Povračilo kilometrov ni omejeno na stroške plina, ampak mora delavcu nadomestiti dodatne dejavnike, kot so amortizacija vozila, popravila in zavarovalni stroški. Zaposleni se redno vozi na delo, če delodajalec ne omeji delavca med prevozom, zahteva, da je delavec na voljo za delo ali ga usmerja k delu na poti. Kalifornijsko pravo zahteva od delodajalca, da vzdržuje dnevne evidence o povračljivih kilometrih, in tudi zahteva, da morajo biti plačila za povračilo opravljena do konca meseca, ki sledi mesecu, v katerem je prišlo do vožnje ali ko je zaposleni vložil zahtevek. V zadevi Gattuso proti Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007) je sodišče ugotovilo, da obstajajo trije sprejemljivi načini, da lahko delodajalec v Kaliforniji povrne stroške prevoženih kilometrov - metoda "dejanskih stroškov", metoda "povračilo kilometrine" in "pavšalni znesek" "metoda.
Metoda dejanskih stroškov
Pri metodi dejanskih odhodkov morajo zaposleni delodajalcu predložiti podrobne evidence o stroških. Ti zapisi bi zajemali dejanske stroške za vsako od povrnjenih sestavnih delov vozila in bi morali vključevati sorazmerne stroške, kot so pnevmatike, nafta, zavarovanje in amortizacija. Delavec bi moral izračunati delež celotnega časa vožnje, ki je bil povezan z delom, in uporabiti ta odstotek za izračun sorazmernih zneskov. Delavec bi tudi zagotavljal stroške plina. Čeprav je ta metoda verjetno najbolj natančna, zahteva podrobno poročanje zaposlenega in dolgotrajno preverjanje dejstev s strani delodajalca.
Metoda „povračila kilometrov“
Da bi se breme poročanja nekoliko zmanjšalo, vendar delavcem še vedno zagotavlja pravično povračilo, lahko delodajalci uporabijo metodo povračila kilometrine. Ta metoda predvideva mesečno povračilo stroškov, ki temeljijo na stopnji povračila za prevožene kilometre interne davčne službe, za katero meni, da je uveljavljanje standardov oddelka za delo v Kaliforniji razumna stopnja povračila za vse stroške, nastale pri vožnji. Če se zaposleni ali delodajalec ne strinjajo, da je stopnja sprejemljiva, se plačilo lahko razlikuje od stopnje IRS - vendar je breme na strani pritožnika, da dokaže, zakaj naj bi bilo tako. V skladu z metodo povračila števila prevoženih kilometrov je treba še vedno voditi evidenco o vožnji po kilometru in datum vožnje.
Metoda pavšalnega zneska
Način povračila "pavšalnega zneska" omogoča delodajalcu, da delavcem povrne stroške vožnje s povečanjem njihovega celotnega nadomestila. To je lahko določeno plačilo - ki se pogosto imenuje "avtohtonsko nadomestilo" - ali povečanje osnovnega nadomestila. Če delodajalec poveča osnovo ali provizijo, je odgovornost delodajalca, da določi znesek odškodnine, ki je namenjena povrnitvi stroškov za zaposlene. Možnost pavšalnega zneska je lahko primerna, kadar zaposleni pogosto opravljajo enaka potovanja iz razlogov, povezanih z delom.
