Poročila o vodenju projektov zagotavljajo posodobitev napredka pri določenem projektu. Običajno so napisani na mejnikih projekta, lahko pa jih stranka ali nadzornik kadar koli zahteva. Poročila o vodenju projektov so pomembna, ker vodji projekta omogočajo, da oceni napredek s primerjavo z prvotnim načrtom. To upravitelju omogoča, da sporoči in pojasni vse spremembe, zamude, težave in pozitivne rezultate za vse zainteresirane strani. Poročila o vodenju projektov ni nujno dolgotrajna, temveč morajo obravnavati vse vidike projekta.
Navedite podatke o projektu: ime projekta, številko projekta (če obstaja), ime stranke, kontaktne osebe, če je stranka podjetje ali organizacija, datum začetka projekta in naslov, na katerem je projekt če se izvaja. Navedite tudi ime vodje projekta (PM), ime osebe, ki piše poročilo, če je avtor druga oseba, ne PM, in datum, ko je poročilo napisano.
Navedite imena vseh strank, ki jim bo poročilo o upravljanju projekta razdeljeno. Vključite vse izvajalce, zaposlene, nadzornike ali stike strank, ki bodo prejeli kopijo poročila. Na dnu seznama vključite »Datoteka«, da označite, da je bila kopija poročila postavljena v projektno datoteko.
Ocenite obseg trenutnega projekta v primerjavi s prvotnim obsegom projekta. Upoštevajte vse spremembe, ki ste jih naredili, in vključite ime stranke, ki je zahtevala spremembo, in ime stranke, ki je odobrila spremembo.
Ocenite trenutni časovni okvir projekta glede na načrtovani časovni okvir. Pojasnite morebitne zamude ali dobičke in navedite, kako bodo vplivale na celoten časovni okvir. Navedite, ali so zamude trenutno rešene ali nerešene. Za nerešene zamude pojasnite načrt za odpravo težave in navedite, kdaj pričakujete, da bo vprašanje rešeno. Če se je datum dokončanja spremenil, navedite nov datum zaključka.
Primerjajte trenutni proračun s prvotnim proračunom. Upoštevajte stroške (znesek, ki ga prodajalec plača pri delu in material za dokončanje projekta) in ceno (kaj bo stranka plačala po zaključku projekta). Ne pozabite vključiti sprememb v ceni ali ceni, ki so posledica sprememb obsega. Po potrebi priložite posodobljen proračun projekta.
Primerjamo trenutno tveganje z originalnim obrazcem za oceno tveganja. Navedite, katera tveganja so bila odpravljena in katera so še prisotna. Navedite vsa nova tveganja, ki so se pojavila skupaj s potencialnimi proračunskimi in časovnimi posledicami. Ponudite načrt za izogibanje novim tveganjem ali odzivanje nanje.
Podpišite dokument. Če je dokument več kot ena stran, začnite vsako stran. Nekateri postopki podjetja zahtevajo tudi, da se nadzornik in / ali odjemalec odjavita na vseh poročilih o upravljanju projekta.
Nasveti
-
Ne pozabite vključiti dobrih novic! V poročilo vključite vse prihranke stroškov in časa.
Dokumentirajte vse napake dobavitelja, ki vplivajo na časovni okvir ali proračun. Morda boste lahko podprli dobavitelje bremenitev za izgubljen čas ali denar.
