Prealerts pošiljke so obvestila kupcem blaga, ki jim sporočajo, da je pošiljka na poti. Ti predalerti se uporabljajo predvsem za prekomorske ladijske prevoze, čeprav jih lahko uporabljajo tudi številna druga podjetja, ki imajo samo domače poslovanje. Vnaprejšnje pošiljanje pošiljke je pogosto poslano po telefaksu ali elektronski pošti na stranko, ki prejme blago nekaj dni pred pričakovanim datumom prihoda. To obvestilo strankam omogoča pripravo na prihod.
Razumeti namen pošiljke. Mnoga podjetja pošljejo prealert iz vljudnosti do stranke. Stranko obvešča o podrobnostih dostave pričakovanih pošiljk. Če ste podjetje, ki pošilja blago, dajte svojim strankam vljudnostno obvestilo te vrste.
Določite način pošiljanja obvestila. Najpogostejša metoda, ki se uporablja za pošiljanje obvestil predalertiranja pošiljke, je prek e-pošte.
Naslov obvestila. Na vrh obvestila vključite naslov „Prealert pošiljke“. Če sporočilo pošljete po e-pošti, napišite to tudi v vrstico z zadevo. Vključite kratko izjavo, v kateri kupcu sporočite, da to pomeni, da je naročeno blago na poti.
Navedite podrobnosti naročila. V predalerti o pošiljki je treba navesti več ključnih podatkov. Jasno mora navesti ime vašega podjetja, da stranko takoj obvesti o tem, kdo pošilja to obvestilo. Vključite vrsto uporabljenega načina dostave, številko za sledenje in pričakovani datum prihoda.
Vključite vse podatke o carinjenju. Pri pošiljanju blaga v tujino je za dokončanje potrebno več pomembnih dokumentov. Te obrazce običajno izpolnijo pošiljatelj in prevoznik blaga. Carinski dokumenti zagotavljajo, da se blago lahko carini. Predalert o pošiljki vključuje te informacije, da se stranki pokaže, da so izpolnjeni ustrezni obrazci. Če ti obrazci niso pravilno izpolnjeni, se lahko pojavi težava s pošiljko.
Priložite druge pomembne dokumente. S predalertno pošiljko mnoga podjetja pogosto priložijo določene dokumente, ki lahko vključujejo nakladnico, trgovski račun, embalažni list ali varnostni list, imenovan varnostni list.
Vključite svoje kontaktne podatke. To je eden od najpomembnejših podrobnosti, ki jih vsebuje predalert o pošiljki. To je predvsem telefonska številka, ki jo stranka lahko pokliče, če se pojavijo vprašanja, pomisleki ali težave.
