Sistemi arhiviranja medicinskih zapisov omogočajo ponudnikom, da varno shranjujejo informacije in jih učinkovito pridobivajo. Sistemi arhiviranja prav tako varujejo podatke, ki jih je mogoče prepoznati. Vrsta zdravstvenega informacijskega sistema, ki jo ponudnik pogosto uporablja, je odvisna od vrste objekta, njegove velikosti, števila bolnikov, ki jih zdravi, in obsega evidenc, ki jih hrani. Manjši objekti, ki zagotavljajo specializirano oskrbo za manj pacientov, lahko izberejo papirne zapise, medtem ko lahko večje organizacije z več oddelki in kraji uporabljajo elektronske zapise. Nekateri ponudniki zdravstvenih storitev uporabljajo hibrid papirnih in elektronskih sistemov arhiviranja zdravstvenih zapisov.
Zdravstvena dokumentacija: dobra za bolnika in ponudnika
Zdravstvene evidence podpirajo kakovostno oskrbo pacientov in pomagajo zagotoviti, da so tisti, ki skrbijo, ustrezno plačani. Z dokumentiranjem simptomov, diagnoz in zdravljenja lahko izvajalci uporabijo zgodovino zdravljenja, da bi pacientom pomagali ostati zdravi in se hitreje okrevati od bolezni. Prav tako se lahko hitreje plačujejo, ker zavarovalnice pogosto zahtevajo dokazilo o kakovostni oskrbi.
Standardi prenosljivosti in odgovornosti zdravstvenega zavarovanja (HIPAA) pomagajo varovati vašo zasebnost z zagotavljanjem smernic o tem, kaj, kdaj in kako se lahko delijo informacije o vaši oskrbi. Vsi zdravstveni delavci morajo spoštovati te standarde, ne glede na vrsto zbirke, ki jo uporabljajo. Za izmenjavo določenih informacij morajo pridobiti vaše pisno soglasje in podpisan obrazec za sprostitev. Na primer, vaš sosed ne more poklicati svojega zdravnika in ugotoviti, ali ste bolnik, kaj šele, zakaj ste videli zdravnika. Tudi vaš zakonec potrebuje podpisan obrazec za izpust, da se lahko pogovarja s svojim zdravnikom. Zavarovalnice imajo dostop do omejenih informacij, kot so kode zavarovanja, vendar niso seznanjene z nobeno drugo podrobnostjo o vaši oskrbi.
Papirni sistemi: organizirani po abecedi ali številčno
Sistemi za arhiviranje medicinskih dokumentov na papirju zavzemajo veliko prostora. Police, omare in predali z barvno označenimi mapami so običajni.
Te vrste sistemov se razlikujejo glede na količino linearnih vložkov, ki so na voljo za shranjevanje zapisov in kako so urejeni zapisi. Zapisi so običajno organizirani po abecedi ali številčno.
Numerični arhivski sistemi vključujejo naslednje.
- Ravno ali zaporedno: Zdravstvena dokumentacija se vnese v kronološkem vrstnem redu po številu bolnikov (tj. Datumu v zapisu datum-mesec-leto).
- Sprejem končne številke: Znan je tudi kot obratni numerični sistem vnosa, to je nasprotno od ravne številke, v kateri so zapisi razvrščeni po zadnji številki (tj. Leto v zapisu datum-mesec-leto).
Papirne mape so običajno shranjene za zaklenjenimi vrati in v zaklenjenih predalih. Uradni delavci sledijo zahtevam po evidencah in lokaciji evidenc, na primer prek sistema za odjavo, ki zahteva, da nekdo podpiše zapis. Po potrebi lahko nadzorniki dostopajo do zapisov po urah.
Sistem elektronskega arhiviranja: lažje za skupno rabo
Elektronski zdravstveni zapis je digitalna različica papirne karte, ki vsebuje zgodovino bolnika v eni sami praksi. Ponudnik uporablja EMR za identifikacijo bolnikov za preventivne obiske in preglede, spremljanje zdravja bolnikov, sledenje podatkov in izboljšanje kakovosti oskrbe.
Z EMR lahko uporabnik dostopa samo do specifičnih informacij, ki so potrebne iz zapisa. Na primer, če uporabniku ni treba videti celotne zgodovine bolnika, sistem omogoča dostop samo do informacij, ki jih potrebujejo za opravljanje svojega dela. Sistemi EMR uporabljajo varnostne ukrepe za preprečevanje dostopa nepooblaščenim uporabnikom do zaščitenih zdravstvenih informacij, kot so zgodovine zdravljenja. To pomaga zagotoviti izpolnjevanje standardov HIPAA, hkrati pa omogoča lažji dostop odobrenim strankam.
Robustne elektronske zdravstvene evidence vključujejo tudi administrativne in obračunske podatke. EMR se lahko delijo med praksami za izboljšanje kakovosti oskrbe, vendar je treba izmenjavo zapisov med ponudniki in objekti še vedno izvajati v skladu s predpisi HIPAA. Večji ponudniki programske opreme, kot so Cerner, Epic, McKesson in Meditech, zagotavljajo sisteme arhiviranja, ki uporabnikom omogočajo dostop do informacij za posamezne bolnike z iskanjem po imenu. Sistemi elektronskega arhiviranja omogočajo uporabnikom tudi, da si ogledajo informacije za skupine bolnikov, kot je iskanje skupnih demografskih podatkov ali zdravstvenih zgodovin, tako da lahko izboljšajo zdravje skupnosti - na primer z ugotavljanjem, kdo je potreben za cepljenje.
Hibridni sistemi: kombiniranje elektronskih in papirnih zapisov
Nekatere medicinske prakse uporabljajo elektronske zapise in dokumente. Lahko natisnejo digitalne informacije, skenirajo papirne zapise in dostopajo do informacij iz obeh vrst sistemov, tako da so njihovi elektronski in papirni sistemi združljivi.
Na primer, nekatere prakse, ki uporabljajo EMR, posodabljajo svoje datoteke s pregledovanjem papirnih podatkov. Ali pa bodo natisnili informacije iz elektronskega zapisa, tako da ga lahko oskrbovalec ima na papirju pri zdravljenju bolnika.
Politike in postopki ustanove morajo določiti, kateri deli zapisa bodo na papirju in kateri deli bodo shranjeni v elektronski obliki. Vsi novi zapisi so v ustrezni obliki. Če je del zapisa na papirju, se mora sklicevati na lokacijo elektronskega dela.
