Vložna omara se običajno nanaša na del pisarniškega pohištva, ki shranjuje datoteke in dokumente. Vložki so različnih velikosti. Nekatere imajo ključavnice za preprečevanje nepooblaščenega dostopa, medtem ko so druge omarice enostaven za prevoz in dostopne vsem. Podjetja z velikimi količinami datotek, kot so bolnišnice, odvetniške pisarne ali šole, pogosto vzdržujejo omare, ki se ne morejo enostavno premikati.
Osnove
Obstaja več načinov za dokumentiranje. Če želite razviti sistematičen pristop, morate analizirati informacije, ki bodo shranjene v datotekah. Razmislite o različnih načinih, tako da lahko izberete najboljšo metodo. Na primer, če vodite evidenco dobaviteljev avtomobilskih delov, potem lahko uporabite abecedni pristop, ki temelji na imenu podjetja. Prav tako lahko vzpostavite metodo za ločevanje dobaviteljev po regijah (npr. South, West, East, International). Če hranite zapise plazilcev, lahko vaša metoda vključuje organiziranje plazilcev po njihovih znanstvenih imenih ali po datumu, ko je bila datoteka ustvarjena.
Upravljanje dokumentov
Ko načrtujete zadovoljivo metodo, se prepričajte, da jo zapišete, tako da lahko drugi ljudje razumejo in sledijo zbirki podatkov. Prav tako morate zagotoviti, da so datoteke pravilno shranjene, ker bo vaš sistem hitro postal neučinkovit, če so datoteke nepopolne (npr. Manjkajoči podatki) ali nepravilno shranjene (npr. Ignoriranje kategorij vnosa). Na primer, če ločujete spol po barvi, se morajo ljudje, ki ustvarjajo datoteke, zavedati, da morajo razlikovati med moškimi in ženskami.
Morate predvideti rast in dodati dodatne omare ali prostor, kot je potrebno. V nasprotnem primeru bodo zapisi prepolni. Upoštevajte tudi, kako razlikovati aktivne od neaktivnih datotek in, če je primerno, kdaj uničiti ali uničiti neaktivne datoteke.
Premisleki
Mnoga podjetja izvajajo sisteme za organizacijo dokumentov, ki uporabljajo izvirne dokumente ali tiskane kopije. Preden ustvarite nov sistem arhiviranja, morate raziskati navidezne možnosti. Na primer, lahko kupite program in vnesete podatke v notranji ali spletni strežnik. Tudi če trenutno imate zbirko podatkov, morate oceniti čas in stroške prenosa podatkov s potencialnimi prihranki stroškov in učinkovitostjo digitalnega ali spletnega shranjevanja. Odvetniške družbe, ki uporabljajo programsko opremo za upravljanje primerov Needles, lahko porabijo precej časa za prenos podatkov, vendar ko sistem popolnoma deluje, obstajajo številne prednosti, kot je možnost dostopa do datotek z oddaljenih lokacij.
