Arhiviranje dokumentov je shranjevanje dokumentacije, ki ni več v aktivni uporabi, vendar morajo organizacije to dokumentacijo hraniti kot vrsto zgodovinskih zapisov. Običajno organizacije in podjetja arhivirajo dokumente, posamezniki pa lahko arhivirajo tudi dokumente iz različnih razlogov. Z arhiviranjem dokumentov se povezujejo številni vidiki in metode. V nekaterih primerih bo organizacija imela nabor dobro opredeljenih politik za upravljanje dokumentacije, v okviru katerih organizacija opisuje postopek arhiviranja. Organizacije lahko relativno enostavno arhivirajo različne vrste medijev, vključno z elektronskimi.
Namen
Organizacije arhivirajo dokumente iz različnih razlogov, večinoma v povezavi s splošnim namenom ali vlogo organizacije. Organizacije pogosto arhivirajo dokumentacijo, ker je kulturno ali zgodovinsko pomembna. Druga možnost je, da ima podjetje pravni ali finančni razlog za vodenje zanesljive evidence pretekle dokumentacije, za katero je arhiviranje najučinkovitejša metoda upravljanja.
Premisleki
Vsaka organizacija, ki potrebuje arhiviranje dokumentov, mora skrbno preučiti svoje postopke. Odločanje o tem, katero dokumentacijo je treba arhivirati, tako v smislu preteklih kot tekočih operacij, je seveda glavna skrb. Za tekočo dokumentacijo, ki jo organizacija proizvaja, lahko organizacija doseže neko vrsto urnika za arhiviranje. Metode arhiviranja se razlikujejo, napredek računalniške tehnologije pa je uvedel veliko novih orodij, ki v mnogih primerih ponujajo učinkovite in stroškovno učinkovite rešitve.
Orodja
Od leta 2011 so se povečala programska orodja za arhiviranje dokumentov, kar organizacijam daje več priložnosti za arhiviranje z nižjimi stroški. Organizacije lahko uporabljajo arhiviranje programske opreme kot orodje, ne samo za dokumente, ki jih hranijo v elektronski obliki, ampak tudi za papirno dokumentacijo in druge medije. Organizacije lahko optično preberejo ali pretvorijo ne-digitalne elemente za shranjevanje v elektronski obliki, s čimer zmanjšajo količino fizičnega prostora, ki je potreben za učinkovito vodenje evidence.
Tveganja
Tveganja so neločljivo povezana z vsakim sistemom arhiviranja dokumentov, organizacije pa jih morajo upoštevati, ko oblikujejo politiko organizacijskega arhiviranja. Ugodnost shranjevanja dokumentacije v elektronski obliki je veljavna le, če so arhivi varni. Organizacije morajo zato uporabljati ustrezne zaščitne ukrepe za zaščito stabilnosti in varnosti arhiva, ki arhivira orodja in storitve na različne načine.
Koristi
Prednosti učinkovitega sistema arhiviranja dokumentov so se povečale s prihodom tehnoloških rešitev. Elektronski zapisi zavzemajo manj fizičnega prostora in v nekaterih primerih celo ne prebivajo v glavnih prostorih podjetja ali organizacije. Nekatere organizacije lahko na primer uporabljajo zunanjo storitev za upravljanje dokumentov. Druga prednost uporabe elektronskih zapisov je, da lahko organizacije preprosto in hitro arhivirane vsebine po potrebi dajo na voljo, pogosto v elektronski obliki, ki jo je mogoče iskati.
