Kot vodja ali nadzornik morate svoje osebje obveščati o različnih politikah in postopkih, ki so določeni za vašo organizacijo. Ni redko, da se politike znotraj organizacije redno spreminjajo, zlasti če delate v dinamičnem ali nestanovitnem okolju. Način komuniciranja politik in postopkov je v skupini. To vam omogoča, da material zaenkrat pokrijete in vsakomur daje možnost, da postavljajo vprašanja.
Preberite gradivo, da pridobite temeljito razumevanje. Preden lahko pregledate pravilnike in postopke s svojim osebjem, jih morate večkrat prebrati. Označite katero koli informacijo, ki bo morda potrebovala podrobnejšo razlago. Nadaljujte z branjem gradiva, dokler ne razumete vsega. Poskusite predvideti nekaj vprašanj, ki jih lahko postavi vaše osebje.
Osebju pošljite kopijo izročka ali informacije, ki bodo zajete, dan pred sestankom. To jim daje možnost, da preberejo gradivo in zapišejo morebitna vprašanja. Če je mogoče, prosite osebje, da vam dan pred sestankom posreduje kakršna koli vprašanja, tako da boste morda imeli čas, da jih raziščete in osebju zagotovite pravilen odgovor.
Srečajte se s svojim osebjem. Rezervirajte konferenčno sobo in poskrbite, da bo vsak udeleženec prinesel kopijo izročka. Imate dodatne izročke, če jih nekdo pozabi. Začnite sejo tako, da nadaljujete z gradivom od začetka do konca. Ko ste zajeli gradivo, preberite vsa vprašanja, ki so jih vaše osebje predhodno predložili. Po odgovoru na vsa predložena vprašanja vprašajte, če imate še kakšno vprašanje.
Preglejte politiko in postopke posamično. Včasih so informacije občutljive in občutljive narave in jih je treba pregledati z vsakim uslužbencem na individualni osnovi. To morda ni mogoče ali izvedljivo za veliko organizacijo.
