Ena od prvih stvari, ki jo mora novo podjetje ustvariti zase, je uradna pisma podjetja. Logotip podjetja in osnovni kontaktni podatki morajo biti na glavnem pismu. Včasih se pojavijo dodatne grafike za ustvarjanje bolj zanimive postavitve pisma.
Poslovna identiteta
Pisemski material za pisemski papir ima veliko vlogo v identiteti blagovne znamke podjetja. Vse, kar podjetje pošlje svojim strankam (pisma, promocijske mape, kuverte, računi), mora ustvariti povezovalno, prepoznavno celostno podobo. Logotip in naslov podjetja je treba ponoviti na vseh poslovnih tržnih materialih. Cilj je, da javnost lahko takoj ve, od kje je korespondenca, tako da opazi logo na pisemskem papirju podjetja. Pismo je še en način, da se logotip podjetja ali podoba v mislih javnosti.
Vizualni interes
Glavni namen pisma je posredovanje sporočila prejemniku. Zasnova pisma ne sme biti tako zasedena, grafika pa ne sme biti tako velika, da je malo prostora za pisanje črke. Večina podjetij se odloči, da bo dodala modele za besedilom na pismah. To doda vizualno zanimanje strani, vendar morajo oblikovalci zagotoviti, da je slika v ozadju dovolj lahka in ne tekmuje s čitljivostjo besedila. Pisemski list bi moral vizualno še naprej izvajati identiteto blagovne znamke podjetja z uporabo logotipa in posebne izbire barv.
Kontaktni podatki
Pismo mora vsebovati kontaktne podatke podjetja. Ime podjetja, naslov, telefonska številka, številka faksa, e-poštni naslov in naslov spletnega mesta morajo biti dovolj veliki na tiskovinah, da lahko stranka preprosto bere, vendar ne zavzame toliko prostora, da je prostora za sporočilo malo.
Avtentičnost
Podjetja ustvarjajo pisma kot sredstvo, s katerim prejemnikom svojih pisem pokažejo, da je podjetje resno in zanesljivo podjetje. Izdelava pisma predstavlja zavezanost identiteti blagovne znamke. Če potencialna stranka prejme pismo, napisano na strokovnem pisemskem papirju, na potencialno stranko ustvarja veliko bolj pozitiven vtis. Boljša je kakovost uporabljenega papirja in bolj strokovno oblikovana pisemska pisma, bolj resna potencialna stranka lahko pogleda na podjetje in je pripravljena poskusiti.
Komunikacija
Tako kot zgodnje civilizacije, ki pišejo na pergamentu v starem Rimu, ilovice v starodavni Babiloniji, papirus v starem Egiptu in na koncu papir v starodavni Kitajski, je bil namen pisma vedno metoda pisne komunikacije. Prvotno imenovan "pisemski papir", izraz "pisemski papir" naj bi se pojavil v Ameriki okoli leta 1890. Do začetka 20. stoletja so pisma postala manjša in lažja, tako da bi se papir ujemal s pisalnimi stroji. Sredi 19. stoletja so korporativni logotipi postali priljubljena oblika, vključena v pisemski papir.
