Podjetja, ki ohranjajo drobno gotovino za plačevanje majhnih potreb na zahtevo, bi morala izvajati ustrezne postopke za preverjanje z manjšo gotovino, s čimer bi zagotovili, da zaposleni uporabljajo ustrezne denarne zneske iz ustreznih razlogov in pravilno obračunavajo drobni denar, kot se uporablja. Kadarkoli je mogoče, je oseba, ki nima dostopa do blagajne, oseba, ki je odgovorna za revidiranje drobne gotovine.
Časovna razporeditev revizij
Revizije blagajne je treba opraviti naključno in brez obvestila drugim zaposlenim. Brez naključnih revizij imajo zaposleni, ki »izposojajo« iz drobnega denarja iz osebnih razlogov, čas, da denar vrnejo, preden opravite revizijo sredstev.
Skupaj vsebino
Uskladitev blagajne v škatli ali predalu je prvi korak pri revidiranju. Skupni znesek vseh denarnih sredstev in prejemkov za blago, ki je bil uporabljen za plačilo, bi morala biti enaka skupnemu znesku drobnih denarnih sredstev, namenjenih za uporabo. Na primer, če ohranite 500 dolarjev v gotovini in imate 150 dolarjev v prejemkih za drobne gotovinske stroške, bi morali imeti 350 $ v gotovini, ki ostane v predalu. Neobračunani denar ali prejemke je treba navesti v revizijskem poročilu, vse zaposlene, ki imajo dostop do gotovine, pa je treba vprašati o razliki.
Preglejte potrdila
Vsak račun mora jasno razložiti kupljene artikle. Če kupljeni artikli niso jasno razvidni iz samega potrdila, je treba postavko (-e) na računu pisno zapisati skupaj s pojasnilom, ki je potrebno za stroške. Vsak kupljen artikel mora predstavljati ustrezno uporabo denarnih sredstev in ga mora odobriti vodja ali nadzornik, kot je določeno v pravilniku vašega podjetja. Vsako neprimerno uporabo blagajne, kot na primer za osebne predmete, je treba navesti v poročilu. Vsako uporabo drobnega denarja za kritje običajnih obratovalnih stroškov je treba zabeležiti v vašem poročilu in razložiti zaposlenim, da lahko ugotovite, ali bi bilo treba spremeniti operativne postopke za kritje teh stroškov na drug način.
Preglejte glavno knjigo
Vsak drobcen denarni strošek mora biti ustrezno izražen v računovodski glavni knjigi. Preverite račune za razlago stroškov in preverite, ali so bili stroški knjiženi na ustrezen račun stroškov za glavno knjigo.
Preverite kupljene predmete
Kadarkoli je to mogoče, morate prositi, da si ogledate artikle, kupljene z drobnim denarjem, zlasti v primeru blaga, ki ni potrošno. Če zaposleni uporabljajo drobno gotovino za nakup manjše opreme ali drugih potrebščin, ki jih ni mogoče potrošiti, bi morali imeti zaposleni možnost, da vam pokažejo lokacijo artikla.
