Računovodstvo je pomembno za podjetja kot način za dokumentiranje finančnih dejavnosti in učenje iz številk. Vaše podjetje potrebuje osnovno računovodstvo, da lahko poroča o dohodkih na davčnih obrazcih in spremlja sredstva, ki tečejo v vaše bančne račune in izhajajo iz njih. Računovodske informacije zagotavljajo tudi dragocen vpogled v poslovanje, ki prikazuje trende in priložnosti, ki lahko pripomorejo k večji donosnosti vašega podjetja. Agencije za poročanje o davkih od vas zahtevajo, da vodite knjige na najnižji ravni, ki spremlja prihodke in odhodke. Če pa imate navdih in zanimanje, lahko svoje računovodske procese prenesete na povsem drugo raven in jih uporabite za ustvarjanje pametnejšega in bolj finančno uspešnega poslovanja.
Vrste računovodstva Potreba podjetja
Sledenje prihodkov in odhodkov: Vaše podjetje mora izpolniti davčne obrazce, ki temeljijo na bruto prihodkih in neto prihodkih. Državne in lokalne trošarine so izračunane kot odstotek prihodkov. Mesto, država in zvezni davki na dohodek temeljijo na vašem čistem dobičku po odštetju odbitnih stroškov od bruto prihodka. Če želite pravilno izračunati te zneske, mora vaše podjetje spremljati in bruto prejemke kot osnovo za številke prihodkov in vse izdatke zbrati kot osnovo za poslovne odbitke. Ko prijavljate bruto prihodek, morate svoje prihodke razčleniti v kategorije, kot so trgovina na debelo in drobno. Pri izračunu čistega dobička za davek od dohodka boste morali izdatke razdeliti tudi v kategorije, kot so materiali, plače, najemnine, komunalne storitve in avtomobilski stroški.
Obračun plač: Poleg izračuna, koliko plačati vsak zaposleni na podlagi plače ali plače in opravljenih ur, mora vaše podjetje zadržati in plačati socialno varnost, Medicare in davke na dohodek, ki jih dolgujejo vaši zaposleni, skupaj z ustreznimi prispevki delodajalca za socialno varnost in Medicare. Prav tako boste morali plačati zavarovanje za primer brezposelnosti in industrijsko zavarovanje v državna sredstva, glede na to, koliko vaši zaposleni delajo in koliko zaslužijo. Vaše podjetje bo potrebovalo celovit in posodobljen sistem obračunavanja plač, ki bo spremljal te številke in plačal vse davke na izplačane plače in vse davčne poročila o izplačanih plačah, ko bodo zapadle.
Računovodstvo denarnega toka: Vaš računovodski sistem mora vključevati tudi orodja za sledenje razpoložljivosti in potrebe po denarju. Če uporabljate računovodski sistem na podlagi gotovine, vam bodo vaši tedenski in mesečni podatki dali razumno dobro predstavo o tem, koliko ste prišli in odšli. Če uporabljate računovodski sistem na podlagi nastanka poslovnih dogodkov, lahko zabeležite prodajo kot prihodek, preden ste jo dejansko plačali, zato potrebujete drug način za spremljanje razpoložljivosti gotovine. Ne glede na to, ali uporabljate gotovinski sistem ali sistem nastanka poslovnega dogodka, vaš denarni tok morda ne bo neposredno povezan z vašim poročanjem o prihodkih in odhodkih, če plačujete posojila ali če amortizirate opremo, ki ste jo že kupili.
Bilance stanja: Bilanca stanja je posnetek vaše finančne slike v določenem trenutku. Vključuje informacije o tem, kaj ste lastnik in kaj dolgujete. Vaš seznam sredstev bo vključeval gotovino v banki, opremo, ki ste jo kupili, minus znesek, ki ga je amortizirala, ter terjatve ali zneske, ki ste jih dolgovali za prodajo, ki ste jo že opravili. Seznam obveznosti na vaši bilanci stanja bo vključeval dolgove po posojilih in kreditnih karticah ter kratkoročne dolgove, ki ste jih pridobili, kot so obveznosti do dobaviteljev in neporavnani računi za storitve. Z odštevanjem vaših obveznosti iz sredstev, vaša bilanca prikazuje vaše podjetje trenutno neto vrednost. Ko ustvarite bilance stanja skozi čas, lahko vidite, kako so se vaši zaslužki in izdatki razvili in ustvarili bogastvo ali dolg.Bilanca stanja kaže tudi, koliko je vaše neto vrednosti likvidno in koliko je vezanih v sredstvih, ki ne ponujajo gotovine.
Operativna poročila: Poleg računovodskih poročil, ki jih mora vaše podjetje izpolniti s strani davčnih agencij in posojilodajalcev, lahko ustvarite prilagojena poročila, ki sledijo vsem, od vrednosti dolarja izdelka, ki ga vaša linija proizvede v eni uri, do prodajnih številk za vsako vašo prodajo osebje. Te številke so ključne za sprejemanje strateških odločitev. Lahko vam pomagajo ugotoviti, kateri vidiki vašega podjetja prinašajo največ dobička in so najbolj vredni vzgoje. Lahko vas tudi opozorijo na težave, ki jih je mogoče popraviti, kot so vidiki proizvodnje, ki trajajo predolgo in preveč stanejo.
Kako lahko podjetja opravljajo računovodstvo
Vaše podjetje lahko bodisi vaše računovodske in-house ali najem zunanji strokovnjak za pomoč pri procesu. Mnoga podjetja uporabljajo hibrid teh dveh pristopov, saj imajo notranje osebje opravila nekatere naloge, kot je osnovno knjigovodstvo, in nato sklenejo pogodbo z zunanjim računovodjo za dokončanje letnih davkov.
Računovodstvo v podjetju ponuja korist, ker ima nekdo, ki pozna vaše podjetje poglobljeno, beleži vaše zaslužke in izdatke. Knjigovodja, ki je globoko vpleten v vaše podjetje, bo lahko identificiral in kategoriziral postavke na računih, pri čemer bo ugotovil, ali gre za material, ki je vključen v vašo ceno prodanega blaga ali oskrbo, ki jo potrebujete za organizacijo v ozadju. Vendar pa interni knjigovodja morda nima strokovnega znanja, ki ga zunanji uporabnik lahko pripelje v mešanico. To znanje je uporabno za ustvarjanje sistemov, kot je vaša začetna knjigovodska nastavitev, in tudi za lovljenje odtenkov, kot so izdatki, ki niso upravičeni do odbitka.
Zunanji knjigovodja lahko prinese izkušnje in perspektivo računovodskim procesom vašega podjetja. Kot strokovnjak je ta knjigovodja verjetno videl knjige različnih podjetij in vam lahko pokaže, kako posodobiti sisteme, tako da zagotavljajo informacije, ki jih potrebujete, in jih lahko razumejo drugi strokovnjaki, kot so bančniki in davčni revizorji. Vendar pa zunanji izvajalec morda ne bo delal tako dobro kot notranjost, ko bo razumel, kako deluje vaše podjetje in katere informacije boste morda najbolj koristili. Na primer, vaš računovodja verjetno ne bo razumel vrste inventarja, ki ga nosite s stališča trgovca. Vendar pa so lahko informacije o tem, kako se gibljejo različne kategorije blaga, bistvenega pomena za fino nastavitev nakupa.
Vrste računovodske programske opreme za podjetja
Spletna računovodska programska oprema: Online računovodski programi vam ponujajo prednost sinhronizacije vašega računovodskega sistema z vašimi bančnimi računi. S tem pristopom lahko preprosto vnašate transakcije tako, da jih najdete v vaših bančnih virih in nato kliknete prave gumbe. Ta funkcija zmanjšuje možnost, da boste zamudili izdatke, kot bi lahko, če bi začeli s papirnimi potrdili in izgubili. Uporaba spletne računovodske programske opreme vam omogoča tudi dostop do vašega računovodskega programa iz katerega koli računalnika, namesto da bi morali uporabljati lastno namizje. Za obdelavo vsake transakcije trajajo dlje od namiznih različic programi za obračunavanje na spletu, tokrat pa se doda še več deset vnosov. Prav tako je lahko praksa ujemanja prejemkov z bančnimi viri počasna in okorna, in ta korak je potreben, če posamezen nakup vključuje postavke v več kategorijah, kot so materiali in zaloge. QuickBooks je najbolj priljubljena in najbolj ocenjena spletna računovodska programska oprema. Xero je zelo cenjen za Mac uporabnike, Zoho pa še posebej dobro deluje za zelo majhna podjetja.
Računalniška programska oprema za namizje: Čeprav so internetni računovodski programi vedno bolj priljubljeni, namizne različice še vedno ponujajo prednosti za mnoge uporabnike. Računalniški program za namizje lahko kupite z enkratnim nakupom, medtem ko spletni programi zaračunavajo stalno mesečno naročnino. Ko uporabljate namizni program, so vse vaše informacije takoj na voljo v vašem računalniku, namesto da se nahajajo v oblaku, kjer je ranljiv za varnostna vprašanja in razširjene sistemske napake. Računovodski sistemi za namizne računalnike so običajno precej enostavnejši od sistemov v oblaku, zaradi česar je lažje najti in identificirati napake in nedoslednosti. Zaradi svoje relativne preprostosti se namizni računalniki lažje prilagajajo individualnim potrebam vašega podjetja.
Računovodski sistemi po meri in ročni
Pravzaprav ne potrebujete računovodske programske opreme, če je vaše podjetje majhno in vaše potrebe preproste. Preglednice lahko oblikujete v Excelu ali Google Listih, ki vam pomagajo slediti in dodajati spremenljivke, ki jih morate poznati, kot so kategorizirani izdatki in tekoči zaslužki. Ti programi vam bodo pomagali obdržati in organizirati vaše informacije na kakršenkoli način, smiselno za vaše podjetje, in doma izdelane preglednice izdelujejo popolnoma zakonite računovodske sisteme, dokler vam bodo povedale, kaj morate vedeti, da boste plačali davke in razumeli vaše poslovanje. Na primer, lahko nastavite sistem plačnega sistema, ki beleži ure, porabljene za določene naloge, kot je proizvodnja. Nato lahko uporabite te številke za izračun povprečne vrednosti dolarja izdelka, proizvedenega na uro proizvodnje, in si lahko ogledate, kako se ta številka spreminja iz tedna v teden.
Ampak ne potrebujete niti računalnika za poslovno računovodstvo. Popolnoma legitimno je voditi pisne knjige, kot so to storili lastniki podjetij že stoletja. Prodajalne za pisarniško oskrbo prodajajo knjigovodske knjige z ustrezno velikimi stolpci in jih lahko uporabite za seznam in kategorizacijo prihodkov in odhodkov. Z ročnim računovodskim sistemom morate zbrati vse številke ročno, kar dramatično poveča čas, ki ga porabite za računovodstvo. Vendar pa ročni računovodski sistemi niso ranljivi za vrsto računalniških napak in tveganje izgubljenih podatkov, s katerimi se srečujete z računalniškimi sistemi. Res je, da bi vaša hiša lahko pogorela in lahko izgubite knjigo, vendar so napake strojne opreme bistveno pogostejše od hišnih požarov.
Računovodstvo za enkratni vnos v primerjavi z računovodstvom z dvojnim vnosom
Če je vaše podjetje majhno in razmeroma preprosto, lahko izbirate tudi med knjigovodstvom z enim in dvema knjigama. Sistem z enim vnosom preprosto spremlja, kaj ste porabili in zaslužili, ter te vsote. Če uporabljate lastnoročno knjigo ali če ste ustvarili lastne preglednice, verjetno uporabljate računovodstvo z enim vnosom. Sistem dvojnega vnosa sinhronizira vaše računovodske podatke z vašimi bančnimi računi in drugimi informacijami, pomembnimi za vašo bilanco stanja. Vsakič, ko opazite, da je vaše podjetje zaslužilo prihodek, boste (ali vaša računovodska programska oprema) ustvarili ustrezen vnos, ki prikazuje, kje se ta denar prikaže v vašem podjetju, na primer na določenem bančnem računu. Podobno, vsakič, ko plačate izdatke, sistem dvojnega vstopa pokaže, kako je vaše podjetje porabilo denar. Ni zakonske zahteve, da vzdržujete sistem dvojnega knjigovodstva, če pa hranite knjige z enim vnosom, morate razviti način za primerjavo in uskladitev računovodskega sistema s svojimi trenutnimi sredstvi.
Izbira pravega računovodskega sistema
Ni računovodskega sistema, ki bi bil primeren za vsako podjetje. Ko izberete, kako nastavite knjige v vašem podjetju, razmislite, kakšne vrste informacij potrebujete najbolj in katere vire ste pripravljeni nameniti. Če sovražite delo s številkami in jih komaj imate smiselno, najemite zunanjega strokovnjaka, vendar se še vedno trudite, da se naučite toliko, kot lahko razumete poročila, ki jih prejmete. Če imate čas in zanimanje, naredite čim več svojega računovodstva. Informacije, ki jih boste zbrali, bodo pomembne in pomembne, in pridobili boste dragocen vpogled v to, kako je vaše podjetje lahko najbolj uspešno.
