Računovodske operacije so nedavno doživele izjemne spremembe zaradi rasti računovodske tehnologije. Računovodska tehnologija omogoča računovodjem upravljanje računov in izvajanje računovodskih operacij z uporabo računalniških aplikacij. Te programske aplikacije so splošno znane kot računovodska programska oprema ali programska oprema za finančno upravljanje, ki so v pomoč pri sledenju transakcijam, kategorizaciji prihodkov in odhodkov, izračunu davkov, olajšanju plačevanja računov, izdelavi finančnih poročil in analizi naložb.
Vrste računovodske programske opreme
Na voljo sta dve vrsti računovodske programske opreme, in sicer sistemi z enim vnosom in sistemi dvojnega vstopa. Enotni sistemi ali osebni finančni menedžerji so najenostavnejši računovodski programi, namenjeni avtomatizaciji nalog, kot je vodenje evidenc in preverjanje pisanja. Sistemi za dvojni vnos podpirajo funkcije, kot so finančne knjige, terjatve in obveznosti. Nekatere napredne poslovne rešitve imajo večuporabniške zmožnosti in podporne funkcije za plačilne liste, račune, zaloge, prodajne analize, proizvodnjo in trženje.
Avtomatizacija
Avtomatizacija računovodskih procesov je najpomembnejša prednost računovodske programske opreme. Z avtomatizacijo je ustvarjanje računovodskih dokumentov, kot so računi, čeki in izpiski računa, postalo preprosto. Potrebna finančna poročila se lahko pripravijo pravočasno. Finančni podatki se samodejno knjižijo v posamezne finančne knjige ali račune, kar preprečuje ročne napake in zagotavlja doslednost in integriteto. Zaposleni lahko avtomatizirajo rutinske in ponavljajoče se ročne naloge z uporabo računovodske programske opreme. Shranjevanje podatkov računovodske programske opreme omogoča hitro izmenjavo informacij in boljšo komunikacijo med zaposlenimi. Zahtevne zadeve, kot so transakcije v tujih valutah, upravljanje dobavne verige in upravljanje logistike, se ukvarjajo z zahtevnimi računovodskimi aplikacijami.
Povečana učinkovitost upravljanja
Računovodske aplikacije omogočajo, da je delovna sila bolj osredotočena in učinkovita. Hitrejša in učinkovitejša obdelava finančnih poročil poenostavlja proces odločanja v upravljanju. Zaposleni so sposobni avtomatizirati okorne in delovno intenzivne računovodske procese ter se osredotočiti na druge pomembne in strateške dejavnosti. Napredna računovodska programska oprema s svojim vgrajenim mehanizmom zagotavlja stroge postopke glede tveganja in skladnosti z zakonodajnimi standardi. Celovita poslovna uspešnost in poročila o prodaji pomagajo vodstvu pri sprejemanju pomembnih odločitev o strategiji ustvarjanja prihodkov.
Slabosti
Vsa računovodska programska oprema zahteva podatke ročno. Če podatki niso preverjeni glede točnosti in popolnosti, bodo poročila, ki jih ustvari računovodska programska oprema, privedla do napačnega razumevanja. Veliko računovodske programske opreme mora biti prilagojeno potrebam podjetja. Poslovodstvo mora usposabljati zaposlene posebej za dostop in uporabo računovodske programske opreme, ki vključuje ogromne stroške in čas. Če se davčne stopnje in pravila spremenijo, je treba računovodsko programsko opremo, ki se uporablja za izračun davkov, ustrezno zapisati, da bi se izognili napakam. Izpad električne energije, računalniški virusi in hekerji lahko vplivajo na računalniške sisteme, če niso vzpostavljeni ustrezni previdnostni in varnostni ukrepi.
