Od hodnikov in učilnic višjega šolstva do upravnih prostorov korporativne Amerike, deklaracijska pisma služijo neštetim namenom na področju komunikacije. Kot že ime pove, pismo napiše nekaj. Lahko se šteje tudi za izjavo o dejstvih, napoved ali pojasnilo. Včasih gre za spor ali pa gre za denar ali ugled. Iz kakršnega koli razloga pišete pisno izjavo za vašo organizacijo, sprejmete razumen in logičen ton, ohranite osredotočenost in hranite pismo kratko in jedrnato.
Navedite namen deklaracije
Navedite svoj namen pri pisanju pisma deklaracije. Recimo, da pišete pisma deklaracije svojim zaposlenim, da objavite začetek novega izdelka ali storitve. Ni časa za pridobivanje točke: "Pišem, da naj napovem, da bo ABC Vitamin Company po štirih letih intenzivnih študij in raziskav 17. februarja lansiral nov prebavni dodatek, imenovan Quell."
Izpolnite podrobnosti
Navedite druge ustrezne podrobnosti izjave. V tem primeru boste morda želeli vključiti, koliko bo stalo dodatek in kje bo prodan.
Načrtujte čas za odgovore na vprašanja
Predvidite potrebe svojega občinstva - v tem primeru vaše zaposlene. Želeli bodo vedeti, kako deklaracija - začetek izdelka - vpliva na njih. Namesto, da bi zložili vaše pismo s podrobnostmi, boste morda želeli sklicati sestanek, na katerem boste predstavili izdelek in odgovorili na vprašanja. V pismu navedite čas in datum takega srečanja ter navedite, ali je udeležba neobvezna ali obvezna.
Zaprite izjavo
Zaprite deklaracijsko pismo na spreten zapis ob upoštevanju vaše poslovne kulture in trenutne dinamike. Morda boste želeli opozoriti na to, da boste lahko napovedali, kaj lahko izjava - začetek izdelka - pomeni za vaše podjetje. Morda boste zahtevali ukrepanje ali ukrepe, ki jih zaposleni pričakujejo zaradi izjave. Če pa čutite odpor na obzorju, izrazite svoje upanje, da se bo vaša organizacija združila, da bo vir izjave uspešen.
Dokončajte stvari tako, da se zahvalite prejemnikom za njihov čas. Posredujte vmesna vprašanja svojemu neposrednemu nadzorniku ali še bolje, neposredno vam, da bi podpirali duh sodelovanja.
Naredite temeljito lektoriranje
Izjava o interesu pogosto postane del zgodovine podjetja - in jo lahko objavite na spletni strani, da bi jo zunanji uporabniki videli. Kot tak bi moral biti vir ponosa in odločnosti. Dajte si čas za lektoriranje, urejanje in revidiranje pisma izjave. Vprašajte zaupanega sodelavca ali zaupnika, naj pregleda vaše pismo in povabite svoje pripombe in konstruktivno kritiko. Naredite svojo deklaracijo zgledom, ki navdihujejo druge.
