Pisanje predlogov v pisni obliki je način priprave predloga v kratki pisavi. Predlog za storitve je prepričljivo zbiranje podatkov od potencialnih strank. Pomembne raziskave je treba izvesti pred morebitnim predlogom storitev za potencialnega kupca. Če je črka preveč splošna ali če se pismo ne nanaša na neizpolnjene potrebe stranke, se lahko pismo hitro zaključi v koš. Ključi do uspešnega pisnega predloga vključujejo jasno, jedrnato pisanje in kratko razlago pojmov, ugodnosti in proračuna.
Ugotovite ciljno stranko in izvedite obsežne raziskave. Preiskati pretekle stroške, povezane s storitvami, vključno s trenutno uporabljenimi storitvami, letnimi cenami in stopnjo zadovoljstva s trenutnimi storitvami. Takšna preiskava se lahko zaključi z najemom neodvisnega raziskovalnega podjetja, ki lahko postavi podobna vprašanja med kratkim razpisom. Preverite, kako lahko vaše podjetje zadovolji te storitvene potrebe. Ugotovite, kakšne so koristi uporabe storitev vašega podjetja nad drugim ali na splošno.
Obseg vašega predloga vključite v enega ali dva stavka. Povzetek mora vključevati ime vaše organizacije, kaj počnete, kako ste edinstveni, pričakovanja, ki jih imajo stranke o vaših storitvah, pričakovano ceno in rezultate.
Pojasnite, zakaj se približujete stranki. Ugotovite, kaj veste o stranki, kot na primer: "Razumemo, da ste lani porabili 9.000 $ za storitve upravljanja dokumentov. Te informacije so bile zbrane iz nedavne ankete, ki smo jo izvedli prek Neodvisne anketne družbe."
Opišite težavo za stranko. Če plačuje preveč, pojasnite, kako in zakaj. Če ne uporablja storitev, pojasnite, zakaj mora. Navedite statistične podatke ali rezultate študij, da utemeljite svoj zahtevek. Ugotovite, kako bo stranka uporabljala vaše storitve.
Povzemite zmožnosti vašega podjetja za doseganje predlaganih storitev. Pojasnite katero koli metodologijo, ki jo uporabljate, tehnike, izdelke, raven usposobljenosti zaposlenih in glavni cilj pri zagotavljanju storitve. Jasno določite, kako ste bistveno drugačni od konkurentov, ne da bi rekli: "boljši smo od naših konkurentov."
Razpravljajte o cenah tako, da strankam zagotovite pričakovane stroške. Prenesite dodatne storitve, ki jih stranka lahko doda, in stroške za te dodatne storitve.
Zaprite pismo s zahvalo stranki. Navedite ime in številko za odziv stranke na vaše pismo ali se pozanimajte. Podpiši pismo z imenom in podpisom najvišjega organa v podjetju.
