Za nove lastnike podjetij je upravljanje računalniških datotek naloga, ki je pogosto preložena ali celo prezrta. Vendar večina podjetij dela, shranjuje, prikliče in shrani veliko podatkov v obliki računalniških datotek. Če to velja za vaše podjetje, boste potrebovali uporabno strukturo datotek, pristop k poimenovanju datotek, ki je preprost za razumevanje in še več. Močan postopek ustvarjanja, shranjevanja, organizacije in varnostnega kopiranja vam bo pomagal povečati obseg svojega poslovanja.
Nasveti
-
Upravljanje z računalniškimi datotekami je močan proces ustvarjanja, shranjevanja, organizacije in varnostnega kopiranja za vaše poslovne informacije, ki vam bo pomagal povečati obseg vašega poslovanja.
Zakaj je upravljanje datotek ključnega pomena za vaše poslovanje
Če začnete novo podjetje, je skušnjava spregledati upravljanje datotek. Verjetno ne boste imeli toliko računalniških datotek za začetek in nedvomno vas bodo zanimale številne druge pereče zadeve.
Vendar pa si vzamete čas za vzpostavitev pametnega sistema za upravljanje datotek od samega začetka, in sicer v prihodnjih letih. Prilagodljiv, organiziran sistem za datoteke bo z vašim podjetjem naraščal, vaše datoteke bodo varne in dobro urejene, čeprav se število teh datotek eksponentno povečuje.
Druga možnost je, da odlaganje upravljanja datotek ustvari neurejen, neizvedljiv sistem, ki stane čas in učinkovitost. Sprejetje ustreznega sistema na tej točki bo zelo drago in običajno vključuje cenovno ugodne svetovalce in dodatno opremo.
Sistem za upravljanje datotek, ki je lahko razumljiv, preprost za delo in preprosto razširitev, je dragoceno poslovno sredstvo.
Ustvarjanje strukture datoteke
Kako se bo vaše podjetje odločilo organizirati računalniške datoteke, bo vplivalo na dnevne funkcije, upravljanje projektov in odnose s strankami za prihodnja leta. Če ne morete hitro najti in pridobiti pravega dokumenta, lahko vaše podjetje na koncu izgubi stranke ali njegov ugled.
Najboljši način za organiziranje datotek je različen od podjetja do podjetja. Najprej razmislite o tem, kako bo vaše podjetje ustvarjalo in delalo z dokumenti, preden bo izbralo organizacijski ali hierarhični pristop.
Notranja struktura datotek je lahko široka in plitka ali ozka in globoka. Prvi pristop ustvarja številne mape najvišje ravni in manj podmap. To lahko povzroči shranjevanje številnih dokumentov v več map. Drugi pristop ogne več map v starševskih mapah. Hibridne strukture se lahko oblikujejo tudi za vzpostavitev ravnotežja med tema dvema vrstama hierarhij. Osebni preferencial in poslovna nujnost bi morali narekovati poseben pristop.
Z razvojem storitev za upravljanje datotek, ki lažje iščejo datoteke z iskanjem, so nekateri ljudje in podjetja popolnoma opustili mape datotek in vse dokumente izpisali v eno glavno mapo. To ni priporočljivo. Vsako podjetje bo ustvarilo več dokumentov v enem letu, kot ga je mogoče zlahka upravljati s tako ravno strukturo. Pomembno je, da ustvarite nekakšno organizacijsko strukturo datotek, ki bo pomagala kategorizirati vaše datoteke, kar bo omogočilo lažje iskanje.
Ne glede na sistem, ki ga izberete za izvajanje, mora biti enostaven za uporabo, varen in zanesljiv. Razmislite o tem, kdo bo ustvarjal in delal s temi datotekami, in razmislite, kako bi lahko bolje zadovoljili njihove delovne potrebe s strukturo datotek.
Drug ključni vidik enostavnosti uporabe je dostopnost. Če morajo vaši primarni delavci v dokumentih dostopati do dokumentov na mobilnih napravah, je pomembno, da razmislite o tem, kako bodo ti dokumenti navedeni, dostopni in z njimi delali, ko vzpostavljate politiko upravljanja datotek. Poleg tega boste želeli sprejeti pristop upravljanja datotek, ki bo datoteke ohranil sinhronizirane na vseh napravah.
V sistem za upravljanje datotek vključite tudi načrte za varnostno kopiranje datotek. Idealno bi bilo ustvariti več varnostnih kopij datotek. Te varnostne kopije je treba shraniti na različnih računalnikih, od katerih se vsaj eden ne nahaja na delovnem mestu. Prepričajte se, da določite, kdo izdeluje varnostne kopije, kako pogosto in s katero tehnologijo v sistemu za upravljanje datotek v računalniku.
Iskanje računalniških datotek, ki jih potrebujete
Dogovori o poimenovanju in struktura datotek naj bi pomagali pri iskanju in pridobivanju pravega dokumenta hitro, ko je to potrebno. Imena datotek, ki vsebujejo naključno vrsto alfanumeričnih znakov ali celo konvencije, kot je »DATE + CLIENT NAME«, lahko povzročajo zmedo in ovirajo iskanje.
Imena datotek morajo biti smiselna za vse uporabnike in zlahka določiti vrsto, namen in osnovno vsebino vsake datoteke.
Poleg dosledne konvencije poimenovanja datotek razmislite o dodajanju sistema za upravljanje datotek. To je vrsta računalniške aplikacije, ki pomaga shranjevati in organizirati datoteke. Ponuja funkcije, ki omogočajo sledenje lastnikom in poznejšim uporabnikom, datum ustvarjanja in zadnje spremembe ter druge podatke, ki vam lahko pomagajo pri delu z datotekami in jih vzdržujete.
Storitve za upravljanje datotek, kot sta Dropbox in Google Drive, vam lahko pomagajo z zagotavljanjem bolj prijazne za iskanje in vmesnikom. Namesto, da bi si zapomnili zapletene strukture datotek ali konvencije imenovanja, lahko preprosto poiščete tisto, kar potrebujete.
Postavljanje politike podjetja v pisanje
Ko se odločite o strukturi in poimenovanju, ustvarite osnutek dokumenta za vaše podjetje, v katerem so opisane vse specifikacije za delo z izbranimi računalniškimi datotekami. Tudi če ste vaš edini zaposleni, to morda ni vedno tako. Uradni dokument, ki opisuje politike upravljanja računalniških datotek, bo pomagal, če boste v prihodnosti razširili in zaposlili zaposlene. Prav tako bo vašemu podjetju pomagalo ohraniti dosleden pristop k upravljanju datotek in zagotoviti varnost vaših dragocenih datotek.
