Če želite voditi učinkovito poslovanje, je bistveno, da spremljate dokumentacijo. Pogodbe. Predlogi. Računi. Računi. Licence. Tudi v 21. stoletju, ko je večina dokumentov digitalna, je upravljanje datotek še vedno potrebno, da bodo vaše administrativne operacije potekale brez težav. Mnoga načela upravljanja poslovnih dokumentov ostajajo enaka, ne glede na to, ali je vaš digitalni arhivski sistem na vašem prenosnem računalniku ali v oblaku.
Načela upravljanja datotek
Temeljni zakon dobrega upravljanja datotek je, da vam mora sistem olajšati iskanje dokumentov. Če ne, potem ni nobena uporaba.
Dober sistem arhiviranja dokumentov, ne glede na to, ali je zasnovan v jeklenem omarici ali oblaku, bi moral narediti arhiviranje manj dolgočasno in težavno; ne bi smeli več minut preživeti, samo ugotoviti, v katero datoteko je v tem mesecu objavljeno poročilo o prodaji. Prav tako bi moralo biti preprosto pridobiti želene informacije. Dobra prijava ni odvisna od ljudi: če se vaš upravni pomočnik ali IT oseba odpove, mora biti njihova zamenjava zmožna ugotoviti sistem. Kategorije datotek morajo biti jasne in enostavne za identifikacijo. Sistem naj bi olajšal prepoznavanje in čiščenje neaktivnih zapisov.
Pomembna je tudi fleksibilnost, zlasti pri programski opremi. Sistem za arhiviranje dokumentov, ki vaše podjetje zaklene v enega prodajalca ali določeno računalniško platformo, bi lahko povzročil težave.
Sistem mora biti sposoben obvladovati rast. Datoteke se neizogibno kopičijo, ko vaše podjetje raste, dodaja nove stranke in širi osebje. Dober sistem lahko obravnava več podatkov in shranjenih dokumentov, kot jih pričakujete.
Prednosti upravljanja datotek
Dobro upravljanje poslovnih dokumentov lahko prinese konkretne koristi za vaše podjetje. Hitrejše vnašanje in shranjevanje prihrani čas ter izboljša učinkovitost in produktivnost osebja. Če sistem zmanjša število napak, lahko prihranite veliko časa in težav. To še posebej velja, če greste na sodišče ali opravite revizijo: če nimamo ključnih dokumentov, lahko to privede do nesrečnega izida.
Učinkovit in premišljen sistem zmanjša število nakupov opreme za shranjevanje in količino prostora, ki ga potrebujete za shranjevanje. Omogoča tudi lažje usposabljanje novega osebja za vložitev.
Digitalna in trda kopija
Uporaba digitalnega sistema za upravljanje datotek ima velike prednosti. Digitalno arhiviranje omogoča iskanje dokumentov po ključnih besedah, ki lahko hitreje prinesejo potrebno dokumentacijo. Dober sistem ima tudi druge prednosti:
- Lahko shranjuje različne vrste dokumentov, kot so datoteke za urejanje besedil, e-poštna sporočila in datoteke PDF.
- Omejuje dostop do zaupnih dokumentov.
- Spremlja, kdo bere kateri dokument.
- Če kdo vnese spremembe, jih lahko spremljate. Po potrebi jih lahko razveljavite.
- Nadziranje, ko lahko starejše dokumente izbrišete.
- Dostop in urejanje dokumentov je enostavno z mobilnimi telefoni in drugimi mobilnimi napravami.
Nekateri dokumenti pa morajo ostati v tiskani obliki, tudi če jih optično preberete in digitalizirate. Predpisi pogosto zahtevajo, da hranite kopije poslovnih dovoljenj in dovoljenj na papirju, ne samo v kibernetskem prostoru. Drugi dokumenti, ki bi jih bilo vredno hraniti v tiskani obliki, vključujejo letna poročila, "poslovanje kot" potrdila, zavarovalne dokumente in zadolžnice. Odvisno od vašega dela lahko obstajajo posebni predpisi o shranjevanju dokumentov, s katerimi se morate ukvarjati.
Fizični dokumenti so ogroženi zaradi uničenja zaradi požara, potresa, orkana ali preprosto cevi, ki se zlomi in poplavi pisarno. Vaše podjetje mora sprejeti ukrepe za preprečitev tega:
- Dokumente shranite v čiste, varne, okolju prijazne in požarno odporne posode.
- Naredite varnostne kopije, bodisi digitalne, mikrofiške ali fotokopije.
- Poiščite kraj za shranjevanje kopij zunaj spletnega mesta, tako da v primeru požara ali druge nesreče ne bodo dosegli enake usode kot izvirniki.
- Vaša rezervna lokacija za shranjevanje mora biti tista, do katere lahko dostopate po nesreči. Ena od prednosti shranjevanja v oblaku je, da lahko dostopate do informacij kjerkoli na internetu.
Indeksiranje zapisov
Da bi kar najbolje izkoristili sistem arhiviranja, ga je treba učinkovito indeksirati. Standardne kategorije lahko vključujejo na primer davke, pogodbe, korespondenco s strankami, tožbe, obveznosti do dobaviteljev in terjatve. Vaši papirji in digitalne datoteke morajo slediti isti shemi indeksiranja. To bo olajšalo usposabljanje zaposlenih, da vedo, kje lahko najdejo dokumentacijo.
Pravila odstranjevanja dokumentov
Ko načrtujete svoj sistem za upravljanje datotek, se morate zadovoljiti z dobrim rokom hrambe dokumentov ali smernicami, kako dolgo hraniti datoteke. Tudi z digitalnim arhivskim sistemom je to pomembno: če vaše podjetje še naprej napreduje in narašča, lahko na koncu iskanje "pogodbe o surovinah" ali podobno poveča na desetine zastarelih dokumentov.
Čas hranjenja dokumentov mora upoštevati pravne in poslovne zahteve. Če imate dokumente, povezane z vašo davčno izjavo, kot so računi za kreditne kartice, ki prikazujejo poslovne nakupe, IRS pravi, da jih morate hraniti najmanj tri leta po oddaji vračila. Tako dolgo se lahko IRS navadno pogledajo nazaj in vas pregledajo. Vodite evidenco o davkih na delo štiri leta in se držite donosov, ki zahtevajo odhodek za slab dolg sedem let.
Za različne zapise veljajo različna pravila. Morda imate datoteke, povezane z okoljsko skladnostjo, dokumenti Komisije za vrednostne papirje in borzo, zveznimi in državnimi predpisi o varnosti pri delu in tožbami zaradi diskriminacije. Vsak regulator ima svoje zahteve. Prav tako potrebujete politiko za navadne poslovne evidence. Na primer, ne želite izbrisati pogodbe, preden ste dokončali delo, za katerega ste podpisali pogodbo. Zapisi v zvezi s spori, ki potekajo, se ne smejo uničiti, četudi bi to bilo v korist vašega podjetja.
Vaša odgovornost je, ali tista, ki vodi vaš program, da ve, katere zapise je treba hraniti in kako dolgo. Kdor upravlja dokumente, mora poznati politiko podjetja in usposobiti vse podrejene. Redni zaposleni morajo tudi to vedeti. Če, recimo, zaposleni pošlje ali prejme elektronsko sporočilo, ki ga je treba arhivirati, potrebuje dovolj usposabljanja, da prepozna potrebo.
Za fizične dokumente, rezanje zagotavlja najvišjo raven varne odstranitve. Za digitalne datoteke potrebujete postopke, ki jih izbrišete po obnovitvi. Obdržite poročilo, v katerem sledite, katere zapise ste odstranili in kdaj ste jih uničili.
Varnost in zasebnost
Masivni hacki in kršitve podatkov so rutinsko dejstvo življenja 21. stoletja. To ne pomeni, da so nepomembne: kršitev podatkov lahko poškoduje vaš ugled, stane denar ali sproži valovanje tožb ali glob. Tudi iztekanje informacij znotraj podjetja lahko povzroči težave. Nekateri zvezni zakoni od vas zahtevajo, da na primer zagotovite zaupnost podatkov o zdravstvenem stanju zaposlenih. Če lahko drugi zaposleni dostopajo do zaupnih zapisov, bi lahko bili v svetu pravnega boja.
Kot del nastavitve sistema za upravljanje datotek morate izvajati varnostno in zasebno politiko. Sposobnost zaposlenih, da vidijo dokumente, morajo biti na podlagi potrebe po seznanitvi. Dostop mora temeljiti na sistemu avtorizacije, ne pa samo na zaupanju zaposlenih, da ne pregledujejo tajnih dokumentov.
Dokumenti so skupni za skupno rabo na spletu, ko več zaposlenih dela na istem projektu. To odpira drugo okno ranljivosti za pridobivanje zaupnih informacij. Šifriranje datotek ali uporaba sistema za skupno rabo datotek, kot je Dropbox, lahko pomaga preprečiti uhajanje.
To je še en razlog za brisanje ali brisanje starih, nepotrebnih datotek. Tudi če vašemu podjetju ni všeč, morda imajo zaupne informacije o nekdanjih zaposlenih ali kupcih, ki jim ne bi bilo všeč.
Ne glede na pravila, ki jih dobite, je bistvenega pomena, da vse zaposlene usposobite ne samo za to, kako vnašati in pridobivati podatke, ampak tudi pravila o zaupnosti in časovni razpored hrambe dokumentov.
