Finančne politike in postopki cerkva so že dolgo sporni. Cerkve bi se morale držati strogih politik in postopkov, da bi zagotovile osebju in kongregaciji, da se z njimi dobro ravnajo, zlasti s pisanjem čekov. Pri oblikovanju politik preučujemo cerkvene podzakonske predpise in ustavo za obstoječe politike. Številne cerkve zahtevajo, da člane določene starosti glasuje o dodatkih k cerkveni politiki.
Pravila
Pravila za pisanje čekov, imenovana tudi politika izplačevanja denarja, bi morala odpraviti vsakršen dvom v glavah vaših ljudi. Na računu cerkve je treba ves čas ohraniti minimalno stanje. Pravilniki bi lahko vključevali finančnega sekretarja, ki bi pisal preglede na določen dan v tednu, ki bi ga podpisali sekretar in izbrani uradnik.
Pregledi, ki presegajo določen znesek, na primer 1.000 USD, bi morali zahtevati tri podpise ali odobritev določene osebe. Če oseba zahteva povračilo, je treba zahtevek predložiti s potrdilom in podpisom pooblaščenca. Če so potrebne kreditne kartice, je treba vse kreditne kartice plačati ob koncu meseca, da bi se izognili finančnim stroškom. Vsi izdatki, povezani s potovanji in poslovnimi zabavami, bi morali imeti jasne smernice. Cerkvena finančna pisarna bi morala izkoristiti vse bančne popuste, ki so na voljo za predčasno ali v celoti plačilo.
Postopki
Politike so “kaj” podjetje, postopki so “kako”. Investirajte v računovodski sistem, ki ni dobiček. Številni sistemi so na voljo posebej za cerkve in njihove potrebe. Postopki morajo vključevati zahtevanje dveh podpisnikov za vsa preverjanja, ki so napisana za ugotavljanje odgovornosti.
En uslužbenec bi lahko vodil plače, drugi pa bi ga lahko odobril. Glavni finančni uradnik mora pregledati vsa poročila glavne knjige (podroben seznam transakcij) tedensko ali dvakrat tedensko. Glede na to, kako ste ustanovili cerkev, morate vsak mesec predstaviti svoj odbor dekanov ali starešin s podrobnimi poročili o prihodkih in odhodkih. Bodisi CFO ali onakon naj uskladi bančni izpisek z vašim računovodskim programom.
Težave
Modelirajte politike in postopke cerkve po politikah in postopkih profitnih podjetij, če je to sploh mogoče. Medtem ko morajo biti plače in prejemki zaupne narave, se mora več ljudi v upravnem odboru odločiti, kaj bo plačal pastor in osebje. Preverjanja ne smejo nikoli biti napisana za „nosilec“ ali „gotovino“. Pred pripravo se ne sme nikoli podpisati. Če se pojavijo kakršne koli težave ali skrbi, se morate posvetovati s pooblaščenim revizorjem.
