Vsa podjetja, ki najemajo in vzdržujejo zaposlene, morajo imeti zaposlenega ali osebje za vsakega zaposlenega, ki ga najamejo. Upravljavci človeških virov morajo paziti, da ne vključijo občutljivih informacij v splošno datoteko zaposlenih, kot so zdravstvene, finančne, kazenske ali varnostne evidence. Te vrste informacij morajo biti shranjene na varni lokaciji, v skladu z državnim in zveznim zakonom. Druge vrste neobčutljivih informacij je treba hraniti v namenski datoteki za zaposlene, da se omogoči pregled zaposlenega ali da se uporabi kot dokaz v sodnih postopkih v zvezi z zaposlitvijo.
Predhodni zapisi o zaposlovanju
Informacije v zvezi s komunikacijami pred zaposlitvijo, opisom delovnega mesta, kopijami začetne prijave za zaposlitev, življenjepisom, zapiski o razgovorih, ponudbami za delo, vsemi podpisanimi obrazci za preverjanje, kot so branje in razumevanje priročnika za zaposlene, je treba hraniti v datoteki zaposlenega.
Plače, podatki o plačah in davčni podatki
Te vrste dokumentov vključujejo zapise o časovnem listu, obrazce W-4, ki jih izpolni zaposleni, zapise o prisotnosti, neposredna dovoljenja za vloge, letne izjave W-2 in pooblastila za podporo otrokom, ki vplivajo na plačo zaposlenega.
Ocene uspešnosti, pregledi in incidenti
Če vaše podjetje opravlja redne preglede uspešnosti, je treba kopijo vsakega pregleda v zvezi z določenim zaposlenim uvrstiti v osebno datoteko zaposlenega. Poleg tega je treba v datoteko navesti morebitne incidente v zvezi s spori z drugimi zaposlenimi ali vodstvom, vedenjskimi vprašanji, vzorci odsotnosti, slabim delom in pisnimi opozorili.
Usposabljanje in izobraževanje
Veliko delovnih mest zahteva predhodno in stalno usposabljanje, izobraževanje ali certificiranje. Delodajalci morajo voditi evidenco vseh programov usposabljanja, ki jih zaposleni opravi. Če je bil uslužbencu izdano potrdilo o opravljenem tečaju za določen predmet, ki se nanaša na delo, je treba kopijo shraniti v datoteko.
Stiki in koristi v sili
Vsi delodajalci morajo voditi seznam stikov za nujne primere za vsakega zaposlenega, ne glede na to, ali je delovno okolje nevarno. Poleg tega je treba zabeležiti vse koristi, povezane s položajem zaposlenega. Nadomestila lahko vključujejo plačane počitnice, zdravstveno zavarovanje, programe nadomestil za šolnine in drugo pokritost.
