Opomin za odsotnost z dela je formalni korak, ki bi lahko privedel do odpovedi, poslabšanja ali zmanjšanja delovnega časa. V pismu je navedeno, da ima uprava resne pomisleke v zvezi z zavezanostjo zaposlenega zaposlitvi ali sposobnostjo odgovornega opravljanja nalog. Vtipkanje črke na pisemski papir podjetja in ročno dostavo v zapečateni ovojnici dodaja učinek. Cilj je prisiliti zaposlenega, da se zaveda, da se mora njegov zapis prisotnosti izboljšati.
Oglejte si svoje zapise, da potrdite, da je zaposleni prejel ustne opominke za odsotnost z dela. Zabeležite datum ustnih opominov in odziv zaposlenega. Upoštevajte, če je zaposleni obljubil, da bo odpravil težavo, vendar tega ni storil.
V prvem odstavku pisma opomin zaposlencu. Zaposlenega obvestite, da pismo služi kot formalni opomin za odsotnost z dela, in da so nadaljnji popravni ukrepi možni, če se razmere nadaljujejo.
Podrobnosti o odsotnosti z dela v drugem odstavku. Uporabite časovne liste ali zapise, ki jih zagotavljajo človeški viri, da se seznanite z dnevi, ki jih je delavec zamudil z oproščenimi ali neopravičenimi odsotnostmi. Povejte zaposlenemu, zakaj so pogoste odsotnosti slabe za zaposlenega in podjetje. Pojasnite, da kronična absentizem povzroči, da sodelavci delavca izgubijo zaupanje v zaposlenega ali da podjetje izgubi denar zaradi izgubljene proizvodnje.
Zaprite pismo, tako da pojasnite, kaj mora delavec narediti, da se vrne na pravo pot. Na primer, pojasnite, da mora zaposleni v naslednjih šestih mesecih vnaprej pisno zahtevati proste dni. Upoštevajte tudi, da mora zaposleni zaradi bolezni dati zdravniško opombo za odsotnost. Delavcu povejte, da bi neupoštevanje pravil lahko vodilo do bolj disciplinskega popravka, vključno z odpovedjo. V zadnjem odstavku se zaposlenega nanaša na svetovalne programe, če so ponavljajoče se osebne ali družinske težave razlog za odsotnost.
