Vsa podjetja morajo obdržati nekakšno knjigo knjig v primeru, ko pride do pobiranja davka ali agenta IRS. Knjigo lahko hranite v programu za preglednice, kot je Microsoft Excel, vendar je lepota knjige fizične knjige njena prenosljivost. Lahko vodijo knjigo doma vsako noč ali jo nosijo okoli vlagateljem, da jim sliko o tem, kako podjetje počne finančno. Prav tako je pametno voditi knjigo knjig za osebne stroške, kot nekakšen slavni register.
Na prvi strani knjige knjige narišite šest navpičnih vrstic, pri čemer pustite sedem stolpcev. Upoštevajte, da so nekatere knjige knjig narejene, vendar jih lahko še vedno spreminjate s peresom.
Označite sedem stolpcev "Datum", "Opis", "Kredit", "Bremenitev", "Stanje", "Številka preverjanja" in "Odobritev".
Za zapisovanje začetnega stanja uporabite prvo vrstico knjige knjige. V opisu napišite "Začetno ravnovesje" (in "Stanje naprej" na naslednjih straneh) in v stolpcu "Stanje" navedite začetni znesek.
Zabeležite vse prodaje, terjatve ali plačila v stolpcu "Kredit", v katerem so navedeni datum in opis v ustreznih stolpcih, v katerih je podrobno razloženo, zakaj je bil denar prejet.
Zabeležite vse nakupe, obveznosti do dobaviteljev in plače v stolpcu "obremenitev" z navedbo datuma in opisa, ki podrobno navaja, zakaj je bil denar razpršen. Navedite številko preverjanja v stolpcu "Kontrolna številka". V stolpcu "Odobritev" vnesite upravitelja ali računovodjo.
Ohranite trenutno stanje po vsaki kreditni in debetni transakciji, da dobite sliko o tem, kje je podjetje finančno, in zagotovite, da bodo uporabljene naslednje številke za preverjanje in da ne bodo ukradeni nobeni čeki.
Hranite račune za vse transakcije. Shranite potrditveno potrdilo za izplačila in račune za plačila. Navedite potrdila v ovojnici, ki je priložena knjigi knjig. Vsak mesec pošljite predmete skupaj s kopijo datoteke knjige meseca.
Nasveti
-
Zapišite vse transakcije v času transakcije. Ne želite, da vam ostanejo dnevi dobropisov in bremenitev, ki jih beležite ob koncu meseca.
