Poročilo o odhodkih je poročilo, ki se posreduje stranki ali delodajalcu, ki podrobno navaja stroške, ki jih je zaposleni ali izvajalec plačal pri opravljanju naloge za stranko ali delodajalca. Za davčne namene lastniki podjetij vzdržujejo tudi poročila o stroških.
Funkcija
Poročilo o stroških dokumentira stroške izvajanja določene dejavnosti, ki se prenesejo na osebo, organizacijo ali družbo, v imenu katere je bila opravljena dejavnost. Običajno poročilo o izdatkih podrobno opisuje samo stroške, ki bi jih pripravljavec želel povrniti. Prejemki in dnevniki se običajno zagotavljajo v podporo poročilu o odhodkih, da se preveri, ali so bili stroški dejansko nastali.
Uporaba
Poročilo o stroških se pogosto uporablja za povrnitev stroškov izvajalcem in zaposlenim z zagotavljanjem, da so upoštevali notranjo politiko odhodkov ter pravila o notranji davčni službi o odbitku poslovnih stroškov. Poročila o stroških se prav tako ohranijo, da se IRS-u dokaže, da so bili v poslovanju nastali določeni stroški.
Najpogostejši odhodki, za katere se povrnejo zaposleni, so potni stroški, stroški prehrane in zabavni stroški.
Potni stroški
Letalske vozovnice, prevožene kilometre na osebnem vozilu, cestnine, najem avtomobila, hotelske sobe, obroke, ki se jedo na cesti, nasveti za delavce hotelskih storitev in parkirnine za letališča, so vsi primeri stroškov, ki jih bodo številne stranke ali delodajalci povrnili, če poročilo o stroških dokumentira stroški so zagotovljeni.
Prehrana in stroški zabave
Če potencialno stranko odnesemo na kosilo ali proslavimo promocijo v baru s sodelavcem, gre za primere obrokov in stroškov zabave, ki jih lahko stranka ali delodajalec povrne, če jim je priloženo poročilo o stroških. Pred povračilom stroškov lahko delodajalec ali stranka zahteva potrdila, ki dokumentirajo nasvete in druge stroške storitev.
Stroški za kreditne kartice
Številne organizacije in korporacije zahtevajo, da zaposleni plačajo poslovne stroške z uporabo kreditne kartice, izdane v imenu zaposlenega. Delavec je pogosto osebno odgovoren za plačilo računa.
Organizacija ali korporacija bo dobila kopijo računa in bo povrnila stroške, ki se odražajo na računu za kreditno kartico, samo, če so priloženi dokumenti, kot so potrdila, dnevniki in poslovna utemeljitev, v obliki poročila o odhodkih.
Opozorilo
Pomembno je razumeti stroškovno politiko ali pričakovanja naročnika / delodajalca, preden nastanejo stroški, za katere se pričakuje povračilo. Zelo malo stvari lahko hitreje prizadene stranko-pogodbenika ali delovno razmerje kot nesoglasje glede denarja.
Pogosto je dobro shraniti kopijo potrdil, ki so predložena s poročilom o stroških, če je potrebna dvojna predložitev.
