Čeprav pisanje poslovnega pisma ni vedno težko, je lahko zapomnitev številnih pravil poslovnega bontona izziv. Morda se vam zdi zapleteno napisati poslovno pismo več prejemnikom, vendar lahko to storite z enostavnimi smernicami. Sledite bontonu, ki ločuje vaše pismo kot strokovno in premišljeno, obenem pa pravilno naslovite vse prejemnike.
Naslovi
Začnite svoje pismo tako, da na vrh navedete svoje ime in naslov, skupaj s svojo telefonsko številko in e-poštnim naslovom. Po dvojnem presledku vključite imena in naslove vsakega prejemnika po abecednem vrstnem redu. Če eden ali več prejemnikov prejme pismo na istem naslovu, navedite njihova imena skupaj z edinim naslovom, na katerem bodo prejeli vaše pismo.
Pozdravi
Spoštovanje se ne spreminja s številom prejemnikov. "Spoštovani" velja za več prejemnikov in velja za privzeti pozdrav vsakega poslovnega pisma. Ni težkega in hitrega pravila pri obravnavanju posameznikov. Lahko navedete vsako ime in posamezen naslov ali pa združite naslove in navedete posamezna imena. Na primer, "gospod Smith in gospod Jones" ali pluralizirana "gospoda Jones in Smith" sta prav tako primerna. Za ženske uporabite gospo, gospo ali gospo za vsakega posameznika ali Mmes za množino; Na primer, gospa. Johnson in Miss Smith "in" Mesdames Johnson and Smith "sta sprejemljivi.
Pismo
Pravila poslovnega bontona v telesu pisma, kjer obravnavate vprašanja, so razmeroma preprosta in sledijo standardnim slovničnim pravilom za angleščino. Uporabite množino zaimki za naslavljanje skupine kot celote. Če obstajajo posamezna vprašanja, ki jih želite nasloviti zlasti na eno osebo, naslovite del pisma temu posamezniku z uporabo neposrednega jezika, ki vam bo omogočil, da ločite akcijo, ki jo obravnavate iz skupine. Preverite svoje pismo in se prepričajte, da ste sledili pravilnim slovničnim pravilom.
Zaključek
Ob sklenitvi svojega pisma se spoštljivo zahvaljujte vsakemu posamezniku za njegov čas in pozornost. Sledite temu z zaključkom, ki označuje konec črke; to je lahko "S spoštovanjem" ali "S hvaležnostjo." Dvakrat dvakrat premaknite prostor, da pustite prostor za podpis - in dvakrat ponovno označite, ali imate priloge in na koga so bili poslani. Natisnite pismo in po potrebi naredite čim več fotokopij. Podpišite vsako kopijo pisma, vstavite - skupaj z vsemi prilogami - v ovojnice, naslovljene na posamezne prejemnike, in pošljite.
