Obravnavanje poslovnega pisma eni osebi je relativno preprosto. Vpisujete ime in naslov osebe v formatu ameriške pošte ter sledite navodilom »Spoštovani gospod / gospa! Ko morate v istem poslovnem pismu nasloviti več prejemnikov, se stvari zapletejo. Odvisno od lokacije prejemnika, boste bodisi naslovili vsakega posameznega prejemnika ali pa boste na dnu črke uporabili zapis "kopija" - "cc".
Več ljudi, isti naslov
Pri obravnavanju več prejemnikov v isti organizaciji ni treba večkrat ponoviti naslova. Preprosto vnesite ime in naslov vsakega prejemnika, ki mu sledi en sam naslov podjetja. Izgledati mora nekako takole:
Mary Harris, direktorica
Robert Martinez, direktor oddelkov
Philippa Bennett-Price, finančni direktor
Acme Limited
123 Acme Street
Lexington, KY 40505
Vaš pozdrav mora nato navesti imena v istem vrstnem redu kot naslov, ki mu sledi dvopičje (":"), na primer "Draga gospa Harris, gospod Martinez in dr. Bennett-Price:" Pisanje "Draga Mary, Robert in Philippa: "je popolnoma v redu, če ste na prvem imenu. Vljudno je, da vsaki osebi pošljete ločeno pismo in kuverto, zato natisnite in podpišite izvirnik za vsakega prejemnika.
Več ljudi, drugačen naslov
Ko je isto pismo namenjeno več prejemnikom na različnih lokacijah, vsaka oseba prejme individualno naslovljeno pismo. Navedite, da ste pismo poslali drugim osebam, tako da na dnu črke pod vrstico za podpisovanje navedete "cc:", ki jim sledijo imena drugih prejemnikov po abecednem vrstnem redu. "CC" pomeni kopijo, s sklicevanjem na ogljikov papir, ki je bil uporabljen za izdelavo dodatnih kopij dokumentov pred izumom fotokopirnega stroja - danes uporabljamo frazo "vljudnostna kopija". Preverite vrstico "cc:" v vsaki črki, tako da vsak prejemnik ve, kdo so vsi drugi prejemniki. Vključite njihove naslove, če bo to koristno za vašega prejemnika.
Ko je veliko naslovnikov
Če imate veliko prejemnikov, kot so člani odbora, je morda primerneje pripraviti eno pismo, naslovljeno na skupino, in na koncu pisma postaviti razdelilni blok. Sprejemljivo je pozdraviti večje skupine kot telo ljudi, npr. "Dragi odnosi z investitorji" ali "Spoštovani člani uprave." Če je pismo razdeljeno znotraj vaše organizacije, je dobro uporabiti neformalni pozdrav "Dragi vsi."
Beseda previdnosti
Čeprav obstaja določena etiketa za obravnavanje pisem več prejemnikom, ni trdih in hitrih pravil. Vaše podjetje ima lahko svoj stil, ki lahko ali pa ne sledi tradicionalnim standardom. Doslednost daje dober vtis vaše blagovne znamke, zato preverite, ali vsi zaposleni sledijo istemu slogu v vsaki poslovni komunikaciji.
