Način vodenja podjetja neposredno vpliva na uspehe in neuspehe, ki jih bo imel. Ko vodstvena ekipa opredeli trdne dolgoročne cilje organizacije in inovativne načine za njihovo doseganje, ima organizacija kot celota motivacijo in prizadevanje za dosego tega rezultata.
Predstavljajte si, da delate v organizaciji, kjer višja vodstvena ekipa ni priznala nobenih načrtov rasti ali dolgoročnih ciljev. Kaj bi se zgodilo s tem podjetjem? Lahko se vzdržuje nekaj mesecev, vendar bi lahko pomanjkanje načrtovanja ali strateškega posredovanja pripeljalo do njegove smrti. Podobno neupravljanje s strani višjega vodstva lahko povzroči, da zaposleni izgubijo zaupanje v podjetje. Organizacijsko načrtovanje, ki vključuje strategije za vse ravni podjetja, je nujno za uspeh podjetja.
Opredelitev načrtovanja organizacije
Načrtovanje organizacije se začne, ko višja vodstvena ekipa opredeli kratkoročne in dolgoročne cilje podjetja. Ko so ti cilji opredeljeni in izpopolnjeni, tako da so jasni in dosegljivi, je bistveno oblikovati posebne strategije in načrte za doseganje teh ciljev. Načrtovanje organizacije zagotavlja vizijo za podjetje, tako da zaposleni poznajo in razumejo, kako njihova vsakodnevna dela prispevajo k podjetju kot celoti.
Cilji, ki jih podjetje postavi, morajo biti dovolj realni, da jih je mogoče izvajati znotraj virov organizacije. Dobro je priti do zvezd, hkrati pa morajo biti tudi cilji dosegljivi. Nezmožnost, da bi zadeli cilje, ki so daleč od dosega, lahko za družbo demoralizira. Dober cilj mora biti tudi kvantitativno izmerljiv. Na ta način lahko podjetje spremlja svoj napredek v celotnem proračunskem letu, pri čemer preveri, kako daleč so prišli in koliko so še dali. Pomembno je tudi določiti časovni okvir za dosego cilja, kot je proračunsko leto ali četrtletje. Na ta način lahko podjetje določi roke za izvedbo projektov, da bodo vsi na poti.
Poleg opredeljevanja ciljev in razvoja načrtov za njihovo uresničevanje, načrtovanje organizacije zajema kadrovske zadeve in dodeljevanje sredstev.Za opravljanje svojih vlog morajo biti vzpostavljeni pravi ljudje, organizaciji pa morajo biti na voljo potrebni viri, vključno s finančnimi sredstvi, da lahko uspešno izvajajo načrte.
Ker je vsaka organizacija edinstvena, nobena struktura ali način zaposlovanja ne bo delovala za vsako podjetje. Vendar je treba pri načrtovanju učinkovite organizacijske strukture vedno upoštevati nekatere dejavnike. Podjetja morajo raziskati in ovrednotiti prednosti in slabosti različnih možnosti organizacijske strukture, kot so funkcionalne, delitvene ali matrične strukture, in razmisliti, katera bo določila, da bodo najbolje dosegli svoje organizacijske cilje. Družba bo morala tudi napovedati svoje vzorce rasti in kako se ujemajo s svojimi splošnimi načrti. Poleg tega bo organizacija morala videti, katera struktura bo prinesla najpomembnejšo operativno učinkovitost in zadovoljstvo delavcev.
Načrtovanje organizacije lahko velja za katero koli velikost podjetja, ne glede na to, ali gre za majhno podjetniško dejavnost ali večnacionalni konglomerat. V vsakem primeru je ključnega pomena, da vodstvena ekipa določi cilje podjetja in oblikuje načrte za njihovo doseganje, poleg sredstev, ki jih bo potrebovala za doseganje teh ciljev.
Vrste načrtovanja organizacije
Vrste organizacijskih načrtov je mogoče kategorizirati na več načinov, čeprav jih je veliko v štirih glavnih kategorijah: finančno, strateško, nepredvideno in nasledstvo. Vsaka vrsta organizacijskega načrta gleda na podjetje kot celoto, vendar skozi objektiv določenega območja. Na ta način je lahko videti, kako se bo poslovanje razvilo v številnih različnih scenarijih.
Namen finančnega načrtovanja v organizaciji je ustvariti večji dohodek ali povečati tržni delež podjetja. Prav tako lahko finančno načrtovanje rešuje predvidljive finančne težave, s katerimi se lahko podjetje sooča v prihodnosti. Način strukturiranja finančnega načrta je odvisen od ravni podjetja in ciljev, ki jih želi doseči. Pomemben dejavnik finančnega načrta je, da mora temeljiti na resničnosti. Tako kot učinkovito načrtovanje ciljev mora finančni načrt upoštevati resnično finančno sliko družbe, zdaj in v prihodnosti. Načrt mora biti tudi usmerjen v prihodnost, da bo lahko izkoristil morebitna vprašanja, ki jih bo družba morda morala premagati.
Vzemite na primer majhno podjetje, kot je agencija za digitalni marketing. S petimi zaposlenimi je podjetje zastalo na planoti in nima dovolj človeških virov za rast poslovanja. Povečanje njihove prodaje je eden od njihovih organizacijskih ciljev. Če pa najamejo drugega zaposlenega, potem nimajo finančnih sredstev za plačilo. Oblikovanje jasnega finančnega načrta za to organizacijo jim ne bo samo pomagalo ugotoviti, kako priskrbeti dodaten vir, temveč tudi, kako jih plačati. Poleg tega jim lahko ta nov delavec pomaga povečati prodajo in doseči svoj organizacijski cilj.
Druga vrsta organizacijskega načrta je strateško načrtovanje, ki vključuje prevajanje vizije podjetja v cilje in cilje, z ukrepi za njihovo doseganje. Strateško načrtovanje ne gleda samo navznoter na samo podjetje, ampak se osredotoča tudi na trg in industrijo, pa tudi na konkurente. Tovrstno načrtovanje vključuje analizo prihodnjih priložnosti podjetja in možnih prihodnjih groženj. Prav tako zahteva popolno poznavanje prednosti in slabosti organizacije. Strateško načrtovanje zahteva tudi razumevanje, kdo so konkurenti na trgu, in natančno, katere so njihove prednosti in slabosti v primerjavi z organizacijo. Nujno je tudi realističen pogled na celoten trg in gospodarstvo.
V primeru agencije za digitalni marketing je na primer del njihove strateške vizije lahko ponuditi novo storitev, kot je pisanje materialov za svinčevo generacijo. Če se je podjetje večinoma osredotočalo na spletno oblikovanje in spletno oglaševanje do te točke, bodo morali izvesti temeljite raziskave na področju pisanja, da bi razumeli, kako se vozijo v industriji. Če njihovi konkurenti ponujajo pisanje kot storitev, potem je morda smiselno, da jih ponudijo tudi. Morda potrebujejo tudi način, kako razlikovati svoje storitve pisanja od konkurentov.
Mnoge organizacije ustvarjajo tudi načrte za izredne razmere, ki so zunaj normalnega področja. Tovrstno načrtovanje organizacije pomaga ublažiti potencialna tveganja za podjetje in jim lahko celo pomaga, da se izognejo dogodkom, ki bi lahko imeli katastrofalne učinke. Močan načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih je dobro raziskan in predstavlja realistične scenarije, ki bi lahko imeli negativne posledice za podjetje, in zagotavlja postopno rešitev, ki jo podjetje lahko izvaja v tem scenariju. Načrtovanje za nepredvidene dogodke lahko organizacijo reši iz propada in mu lahko pomaga pri rasti v času tranzicije.
Možen katastrofalni scenarij za agencijo za digitalni marketing je, da se njihova največja stranka, ki zagotavlja več kot 50 odstotkov svojih prihodkov, odloči za podpis z enim od svojih konkurentov. V tem primeru bi družba izgubila velik del svojih prihodkov. Če ne morejo ugotoviti, kako bi ga nadomestili, bodo morda morali razglasiti stečaj. Načrt za nepredvidene dogodke, v njihovem primeru, bi zagotovil možne rešitve za ta problem, ki lahko vključuje načine, kako to stranko vrniti v podjetje, povečati njihove prihodke prek drugih kanalov ali celo vzeti posojilo za kratkoročno pomoč. Z načrtom, ki je že vzpostavljen, če njihova največja stranka odide, lahko agencija za digitalni marketing dobi pravico do dela, da bi rešila svoj problem, namesto da zapravlja čas, ko poskuša ugotoviti načrt, medtem ko so v kriznem načinu.
Načrtovanje nasledstva je še en učinkovit način načrtovanja organizacije. To vključuje razvoj strategije za vzpostavitev, ko zapusti ključni akter v organizaciji. Če nekdo v vodstveni vlogi pri odločanju zapusti organizacijo iz kakršnega koli razloga, načrtovanega ali nenačrtovanega, se lahko podjetje kot celota odpravi. Morda ne bodo mogli izpolniti svojih organizacijskih ciljev, če nimajo ustreznega vodstva. Načrtovanje nasledstva vključuje več kot le imenovanje naslednika. Pomeni usposabljanje in negovanje te osebe, da izpolni vodilni položaj, preden se pojavi potreba. Na ta način ni več časa za naslednika, da bi dosegel hitrost, in organizacija lahko nadaljuje s poslovanjem kot običajno.
Če vodilni spletni razvijalec agencije za digitalni marketing odide nenadoma, na primer, podjetje morda ne bo moglo dokončati svojih obstoječih projektov ali novih projektov, dokler ne bodo imeli zamenjave. Za majhna podjetja bi to lahko pomenilo, da bodo morali zapreti svoja vrata. Z načrtom nasledstva so morda usposabljali mladega razvijalca, da prevzame vlogo. Če je bila ta oseba že urejena za vodilno mesto odločanja, bi lahko agencija nadaljevala s servisiranjem svojih strank brez kakršnega koli odklona.
Zakaj morate uporabljati načrtovanje organizacije
Ustrezno organizacijsko načrtovanje omogoča podjetju, da doseže svoj polni potencial. Z uporabo sistematičnega pristopa lahko podjetja določijo, kam želijo iti, in nato izvajajo korake, ki jih lahko uporabijo za dosego tega cilja. Če je organizacija zainteresirana za rast in ne ve, kako priti do nje, potem lahko organizacijsko načrtovanje pomaga določiti korake, ki jih morajo sprejeti, tako za opredelitev njihovih ciljev kot za doseganje teh ciljev.
Organizacijsko načrtovanje pomaga podjetjem, da so strateška v načinu sprejemanja ključnih odločitev. Ko so vzpostavljeni večji cilji podjetja, je lažje doseči določene odločitve pri uporabi strateške metode. Podobno lahko organizacijsko načrtovanje pomaga podjetjem, da nadgradijo svoje prednosti. Če obstajajo posebna področja, na katerih se odlikuje organizacija, bi bilo smiselno igrati na tiste, ki želijo povečati podjetja. Na drugi strani spektra lahko slabosti organizacije izboljšamo z načrtovanjem organizacije. Elementi finančnega načrtovanja in načrtovanja ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih lahko igrajo pomembno vlogo pri premagovanju slabosti podjetja.
Vzpostavitev podjetja za uspeh je eden od glavnih razlogov, zakaj bi morali uporabiti načrtovanje organizacije. Z razvojem načrtov in procesov lahko podjetje poskuša izboljšati postopke, ki se stalno izvajajo. Izboljšanje načina delovanja podjetja pripomore tudi k konkurenčni prednosti, ki lahko povečajo njihovo poslovanje.
Kako izboljšati načrtovanje organizacije
Za podjetje ne deluje nobena metoda načrtovanja organizacije. Večkrat mora podjetje uporabiti različne načine načrtovanja organizacije, da bi našlo tisto, kar zanje dobro dela. Izboljšanje organizacijskega načrtovanja je nenehno delo, saj se podjetja, ko rastejo in se spreminjajo, spreminjajo po načrtih, da bi se lahko prilagodili novim zahtevam.
Poštenost in odprtost sta pomembna vidika načrtovanja organizacije. Bistveno je imeti jasen in objektiven pogled na to, kako organizacija deluje. Na ta način je lažje prepoznati morebitne težave ali grožnje, s katerimi se sooča organizacija, ali specifične slabosti, ki so vidne v podjetju. Odstranjevanje notranjih ovir, s katerimi se soočajo zaposleni, jim pomaga, da se nato osredotočijo na nalogo. Ko se odpravijo notranje ovire, kot so nekateri postopki ali politike, lahko zaposleni delajo v smeri izboljšanja slabosti organizacije.
Ko želimo izboljšati načrtovanje organizacije, je nujno, da imamo nabor meritev, da ocenimo uspešnost načrta. Meritve lahko zagotovijo veliko vrednost in delujejo kot vodilo pri odločanju o ključnih elementih podjetja. Poslovodstvo lahko podatke uporabi za določitev področij, na katerih mora organizacija osredotočiti svoja prizadevanja, in nato razviti strategije za natančno prilagajanje operacij, s čimer bo podjetje izboljšalo svojo splošno uspešnost.
