Zapisniki zaposlenih so ključnega pomena za evidentiranje zapadlih plač, časovnih razmejitev in odsotnosti zaposlenih. Mnogi delodajalci shranjujejo podatke o času in plačah zaposlenih kot varnostno kopijo metode obdelave plač. Zgodovinski zapisi so koristni, če morate dvakrat preveriti plače zaposlenih, davčne odtegljaje in odbitke na izplačane plače. Vendar pa zvezni zakoni določajo, kako dolgo morajo delodajalci voditi evidenco o zaposlitvi, ki vključuje obdobje, v katerem bi delodajalci morali hraniti tudi časovne evidence. V skladu z zveznimi zakoni morajo delodajalci obdržati časovni razpored za najmanj dve leti.
Zapisniki o zaposlitvi vsebujejo informacije o zaposlitvenih nalogah, uspešnosti, disciplini ali korektivnih ukrepih ter o pogodbah ali sporazumih, kot je kolektivna pogodba ali pogodba o zaposlitvi. Informacije o odškodnini so tudi del zapisa zaposlenega, skupaj s časovnimi zapisi, ki običajno vsebujejo osebne podatke, kot so številka zaposlenega socialnega zavarovanja, stopnja plače, oprostitev ali neobstoj klasifikacije, počitnice ali plačana časovna razmejitev, v nekaterih primerih pa nadurno delo. ali različno stopnjo plačila.
Časovni listi so evidenca o zaposlitvi
Glede na prakse hrambe evidenc delodajalca so časovni listi del delovnega zapisa ali pa so shranjeni ločeno kot evidence plač. V vsakem primeru se časovne evidence in urniki obravnavajo kot zaposlitveni zapis in zato zanje veljajo nekateri zakoni, ki nalagajo obveznosti delodajalcev za vodenje evidence.
Zakon o poštenih delovnih standardih
Delodajalci, za katere velja Zakon o poštenih delovnih standardih, morajo upoštevati predpise, ki urejajo minimalno plačo, plačilo za nadurno delo, oprostitev in razveljavitev, ter vodenje evidenc, ki se nanašajo na vse, kar zadeva plače zaposlenih. FLSA ne zahteva posebne oblike za vzdrževanje urnikov zaposlenih, vendar agencija zahteva, da delodajalci ohranijo določene podrobne informacije o neupravičenem času in plači zaposlenih.
Hranjenje zapisov
Hramba evidenc za plačilne evidence in pogodbe sindikatov je tri leta. Za urnike in zapise, ki vsebujejo posebne informacije, kot so delovni dnevi, odbitki, zadržanje in druge podrobnosti, je zahteva dve leti. Najboljše prakse za človeške vire bi najverjetneje priporočale ohranitev vseh evidenc o plačah in nadomestilih za zaposlene za tri leta, saj se med evidencami delodajalci morajo hraniti dve leti in evidence, ki jih morajo delodajalci hraniti tri leta.
Obstajajo ločene zahteve za vrste evidenc, ki jih morajo delodajalci vzdrževati za izvzete delavce; vendar pa je v najboljšem interesu delodajalcev, da vodijo evidence na podoben način in v enakem časovnem obdobju. To je koristno za delodajalce, če se pojavijo vprašanja v zvezi s primerjavami med oproščenimi in neupravičenimi delavci. Ko delodajalci vodijo evidenco o delodajalcih, ki temeljijo na povsem drugačnem postopku, kot pa na neupravičene delavce, je težko upravičiti prakse HR v zvezi z oproščenim plačilom in neupravičenim plačilom, če se zapisi ne vzdržujejo dosledno za enako časovno obdobje.
Pravila EEOC za vodenje evidence
Zvezna vlada olajšuje delodajalcem, da uredijo, kaj morajo ohraniti in kako dolgo vzpostavljajo podobna pravila za hrambo podatkov med agencijami. Komisija za enake možnosti zaposlovanja v ZDA uveljavlja protidiskriminacijske zakone in kot del svojega izvršilnega organa zahteva, da delodajalci vzdržujejo plačilno listo in druge zapise o zaposlitvi tri leta. Dejstvo je, da EEOC pravi, da je treba dokumente, ki bi lahko postali del zahtevka po Zakonu o enakem plačilu, hraniti vsaj tri leta. Zapise o zaposlitvi, vključno z evidencami o času, ki so del uradne obtožbe o diskriminaciji, je treba hraniti do končne rešitve.
