Skupinski sestanki so učinkovita srečanja, ki se uporabljajo za razširjanje informacij različnim oddelkom in skupinam znotraj organizacije. Izvedba informativnega sestanka zahteva, da ste čim bolj organizirani in da imate določen dnevni red, saj morajo biti najpomembnejše informacije izdane brez zapravljanja časa. Druge informacije, ki se ne ujemajo, lahko shranite za drugo srečanje. Zasedanja sestankov omogočajo tudi članom, da ponujajo ideje in posodobitve, če so ustrezno strukturirane.
Pripravite dnevni red z določenim časom razprave o vsaki temi. Dnevni red pomaga vsem pri opravljanju nalog in jim omogoča, da vnaprej vedo, kaj naj pričakujejo na sestanku. Navedite samo pomembne in ustrezne informacije na dnevnem redu. Pustite čas na koncu dnevnega reda za skupinsko razpravo.
Vnaprej se obrnite na udeležence, in sicer po e-pošti, telefaksu ali telefonu, da lahko pripravijo svoje gradivo, o katerem bodo razpravljali na sestanku. Različnim članom lahko dovolite, da prispevajo k različnim delom sestankov. Dajte jim dovolj časa za pripravo in jim podajte časovni okvir, tako da so informacije, ki jih zagotovijo, jedrnate in ustrezajo dodeljenemu delu vašega programa.
Začnite svoje srečanje z dobrimi novicami, kot je napredek, ki ga organizacija ali oddelek opravlja. Razpravljajte o prihodnjih politikah in postopkih, ki se bodo izvajali. Izberite posameznike, ki bodo vključeni v prihodnje načrte, ki jih predstavljate, in navedite dosegljive cilje, ki jih je treba izpolniti pred naslednjim sestankom.
Dodelite dodatne minute za vsa odprta vprašanja ali pomisleke, o katerih je mogoče razpravljati. Morda niste predvideli teh tem, ko ste najprej sestavili svoj dnevni red. Dodatni čas omogoča tudi članom, da vas obvestijo o morebitnih pomanjkljivostih ali težavah, ki bi jim lahko preprečile, da do naslednjega sestanka dosežejo določeno nalogo.
